Osobní údaje – poskytnout nebo ne?
Vyřizování žádosti o informace 9.
Pokud jsme v předchozím článku psali o poskytování platů a odměn jako o nejdiskutovanější otázce v oblasti poskytování informací, pak o osobních údajích můžeme hovořit jako o nejčastěji řešené situaci. Přesto mnohé překvapí, jaké údaje, koho a kdy lze na základě žádosti podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „informační zákon“) poskytnout.
V tomto článku se pokusíme nastínit postup, který lze využít při vyřizování žádostí o informace a který by měl pomoci eliminovat chyby, ke kterým v praxi poměrně často dochází. Tento postup lze přitom využít i u povinného zveřejňování odpovědí na žádost o informace na webu obce nebo u dobrovolného zveřejňování informací na webu obce, např. ve vztahu k zápisu a usnesením ze zasedání zastupitelstva.
Nejprve otázka: Co jsou vlastně osobní údaje?
V dnešní době už asi nikoho tato otázka nepřekvapí. Automaticky odpovíme, že jméno a příjmení, rodné číslo, datum narození a adresa bydliště. A budeme mít pravdu. Co už však tak často neřekneme je, že osobním údajem je také e-mail, a to i ten pracovní, nebo telefonní číslo, lhostejno zda se jedná o pracovní nebo čistě „soukromý“ telefon. Mnoho lidí by naopak neřeklo, že i číslo bankovního účtu může být osobním údajem. Někdy si neuvědomujeme, že osobním údajem může být také daňové identifikační číslo (DIČ) fyzické podnikající osoby. Přesto, že se jedná o údaj vztahující se primárně k podnikateli a ochrana osobních údajů by se tak na tento údaj neměla vztahovat, tak právě způsob tvorby tohoto čísla způsobuje opak. DIČ je totiž tvořeno rodným číslem fyzické osoby (podnikatele) a je tedy osobním údajem.
Ve veřejné správě se setkáváme i s dalšími údaji, které se vztahují k fyzickým osobám a které jsou také osobním údajem. Jedná se o různé informace spojené se zdravotním stavem nebo sociální situací klientů (zde hovoříme o tzv. citlivých údajích, kterým je poskytována ještě větší ochrana, než je tomu u běžných osobních údajů), případně o informace o sousedských vztazích (např. informace obsažené ve stížnosti, které popisují, co vše dělá soused oznamovatele v rozporu se zákonem). Všechny tyto informace, lze-li na jejich základě někoho identifikovat, jsou osobními údaji.
Naopak osobním údajem logicky není např. název právnické osoby, její IČO nebo adresa jejího sídla. Pokud tedy v požadovaných informacích nalezneme osobní údaje, je nutné se zamyslet nad dalším postupem.
Jsou chráněny všechny osobní údaje?
Nejsou. Současná právní úprava zná dvě situace, na které ochrana osobních údajů nedopadá, resp. kdy lze osobní údaje poskytnout nebo zveřejnit. První je logická. Jedná se o souhlas dotčené osoby (té osoby, ke které se vztahují osobní údaje), který se snaží povinný subjekt získat oslovením dotčené osoby. Při vyřizování žádostí o informace se jedná o povinný krok, jehož absence způsobuje nepřezkoumatelnost postupu nebo následně vydaného rozhodnutí v případě, kdy je podána stížnost na postup obce nebo odvolání proti rozhodnutí obce. Naopak při běžném zveřejňování informací na webu obce se jedná o dobrovolnou aktivitu. Pokud povinný subjekt osloví dotčenou osobu a ta udělí souhlas s poskytnutím svých osobních údajů, pak lze tyto osobní údaje poskytnout. Pokud souhlas neudělí, pak je nutné zjistit, zda existuje zákonná výjimka z ochrany osobních údajů.
Stejně jako dříve stanovil výjimky z ochrany osobních údajů např. dnes již zrušený zákon o ochraně osobních údajů, obsahuje i současná právní úprava značné množství výjimek. Některé jsou výslovné, jiné závisí na splnění konkrétních podmínek. Vždy jsou však osobní údaje, na které se výjimka vztahuje, specifikovány.
Začneme-li od informačního zákona, první výjimku stanoví jeho § 8a odst. 2, ze kterého plyne, že osobní údaje se poskytují o veřejně činné osobě, funkcionáři nebo zaměstnanci veřejné správy, které vypovídají o jeho veřejné nebo úřední činnosti nebo o jeho funkčním nebo pracovním zařazení. Platí tedy, že se o těchto osobách poskytují obecné informace, které souvisí s činností vykonávanou ve veřejné sféře. Půjde např. o informace o pracovním zařazení (název funkce, náplň činnosti nebo konkrétní vykonávaná agenda), členství v komisích, celkové době praxe ve veřejné sféře, složených zkouškách, absolvovaných školeních, profesní minulosti ve veřejném sektoru, pochybení úředníka či o dosaženém vzdělání. Naopak se v rámci této výjimky nebude poskytovat fotografie úředníka, informace o dosaženém prospěchu, e-mailová korespondence soukromého charakteru ani údaje o zálibách, a to i přesto, že byly uvedeny v životopise předloženého v rámci výběrového řízení, a to z důvodu, že uvedené osobní údaje nevypovídají o veřejné nebo úřední činnosti nebo o funkčním nebo pracovním zařazení těchto osob.
Další výjimku stanoví informační zákon v § 8b. Toto ustanovení umožňuje poskytnout některé údaje o osobě, které jsou poskytovány veřejné prostředky. Zde je nutné si uvědomit, že se u veřejných prostředků nemusí jednat pouze o finanční částky, ale také o hmotné, movité a nemovité věci. Příjemcem veřejných prostředků tedy bude i osoba, které bude obcí darována nějaká věc. Údaje, které bude možné v zákonem stanoveném rozsahu poskytnout, se budou týkat jen a pouze této poskytnuté věci. Maximální rozsah údajů, které lze na základě žádosti o příjemci veřejných prostředků poskytnout, je jméno, příjmení, výše a účel poskytnutých veřejných prostředků, rok narození (nikoliv celé datum) a obec, kde má příjemce bydliště (nikoliv tedy celou adresu včetně ulice a čísla popisného). Zde však upozorníme na naší úpravou stanovené „výjimky z výjimek“. Pravidlo v § 8b informačního zákona se nevztahuje např. na poskytování veřejných prostředků v oblasti sociální, poskytování zdravotních služeb nebo hmotného zabezpečení v nezaměstnanosti.
Zmínit lze i další výjimky, mezi které lze zařadit informačním zákonem upravenou ochranu důvěrnosti majetkových poměrů. Pokud totiž bude možné po sdělení informací o výši a účelu poskytnutých veřejných prostředků zjistit majetkové poměry příjemce, pak jsou tyto údaje chráněny. Jinými slovy, pokud by např. příjem fyzické osoby z veřejných zdrojů tvořil značnou část jeho příjmů, pak by měl být údaj o výši poskytnutých veřejných prostředků chráněn.
Další zákonné výjimky nalezneme např. v zákoně o obcích a v zákoně o krajích, podle kterých mají občané a členové zastupitelstva právo znát některé osobní údaje už z toho důvodu, že jsou občané obce či kraje nebo členové zastupitelstva. V prvním případě se toto právo vztahuje k těm osobním údajům, které jsou obsaženy např. v usneseních a zápisech ze zasedání zastupitelstva a v usneseních ze schůzí rady. Ve druhém případě mají právo znát ty osobní údaje, které se vztahují k výkonu funkce člena zastupitelstva. Zatímco u občanů obce a kraje bude poměrně jednoduché vyhodnotit žádost o nahlédnutí do příslušných usnesení nebo zápisů a zpřístupnit jim osobní údaje, které se zde nacházejí, u členů zastupitelstva může být identifikace informací vztahujících se k výkonu jejich funkce složitější. Protože se právo zastupitelstva vztahuje pouze k výkonu jejich funkce, měli by vždy v žádosti i vysvětlit, jak souvisí konkrétní požadované informace s pravomocí zastupitelstva. Pokud tak neučiní, vystavují se riziku odmítnutí takové žádosti. Požadované informace obsahující osobní údaje v takovém případě nezískají.
V souvislosti s úpravou zákona o obcích a zákona o krajích považujeme za nutné upozornit, že informace poskytované občanům obce a kraje a členům zastupitelstva podle těchto zákonů se nezveřejňují na webu obce. Informační zákon se totiž použije až v případě, není-li občan obce či kraje nebo člen zastupitelstva spokojen s přístupem obce při vyřizování jeho žádosti.
Zákonnou výjimku stanoví rovněž správní řád a týká se informací ze správních spisů. Pokud požadavek žadatele směřuje na nahlédnutí do spisu, je žádost vyřizována v režimu správního řádu. To bez ohledu na to, zda byla žadatelem označena jako žádost podle informačního zákona nebo ne. Nahlížení do spisu je totiž i podle judikatury správních soudů komplexně upraveno právě ve správním řádu, a tedy půjde o situaci, na kterou informační zákon podle svého § 2 nedopadá. Pokud však bude žadatel požadovat dokumenty či konkrétní informace ze spisu, pak se žádost vyřizuje podle informačního zákona. Je přitom lhostejné, zda tyto informace bude žádat účastník správního řízení nebo osoba, které se správní řízení nijak netýká. Postavení žadatele bude mít v tomto případě význam pouze pokud jde o rozsah poskytovaných informací. V případě, že takové informace žádá účastník řízení, není dán důvod osobní údaje anonymizovat, jelikož v rámci správního řízení by k nim měl i tak „neomezený“ přístup.
Specifickým případem nahlížení do spisů můžou být žádosti, ve kterých jsou požadovány informace o výsledcích konkrétních přestupkových řízení. V těchto případech je důležité posoudit, zda žadatel zná přestupce či svědky příslušného přestupkového řízení (půjde např. o situace, kdy se přímo dotazuje na výsledek nebo přímo na řízení konkrétní osoby). Pokud žadatel dokáže identifikovat přestupce, je celý obsah přestupkového spisu zpravidla osobním údajem a je třeba jej chránit. Opačným případem bude situace, kdy žadatel požaduje poskytnout např. statistické údaje o přestupkových řízeních (např. informaci o tom, kolik přestupkových řízení vedl obecní úřad v roce 2020, kolik přestupkových řízení bylo v příslušném roce zastaveno a z jakého důvodu) nebo anonymizovaný soubor rozhodnutí, které se nevážou na konkrétní osobu.
Když nemáme souhlas dotčené osoby ani neexistuje zákonná výjimka
Pokud povinný subjekt neobdrží souhlas s poskytnutím osobních údajů a ani nenalezne výjimku pro poskytnutí informací, nepřistupuje hned k odmítnutí takové žádosti, ale k provedení testu proporcionality (přiměřenosti). Jedná se o třetí krok posuzování možnosti poskytnout osobní údaje.
V rámci tohoto testu poměřuje povinný subjekt to, zda v konkrétním případě převáží právo na informace žadatele nebo ochrana osobních údajů dotčené osoby. V rámci tohoto poměřování musí povinný subjekt postupně odpovědět na tři otázky:
- Umožní zásah do práva na ochranu osobních údajů naplnit právo na informace, a tedy i kontrolu veřejné správy? Jinými slovy, když poskytneme osobní údaje, dojde k naplnění smyslu a účelu žádosti o informace?
- Pokud ano, může být právu na informace vyhověno i jiným, šetrnějším způsobem, který by méně omezil právo na ochranu osobních údajů? Lze poskytnout i jen část osobních údajů nebo jiné údaje, které budou odpovídat smyslu a účelu žádosti?
- A za třetí. Nebude újma na právu na ochranu osobních údajů nepřiměřená ve vztahu k zamýšlenému cíli, tedy kontrole veřejné správy? Pokud odpoví povinný subjekt na všechny otázky kladně, pak lze osobní údaje poskytnout. Pokud nikoliv, pak je nutné poskytnutí takových údajů odmítnout rozhodnutím.
Závěrem
Shrneme-li výše uvedené, chránit osobní údaje je nutné tehdy, nemá-li povinný subjekt souhlas dotčené osoby s jejich poskytnutím, neexistuje-li zákonná výjimka pro jejich poskytnutí a dopadne-li test proporcionality ve prospěch práva na ochranu osobních údajů. V ostatních případech lze osobní údaje poskytnout nebo zveřejnit na webových stránkách obce.
Z uvedeného je zřejmé, že základní logika posuzování není až tak složitá, jak by se mohlo na první pohled zdát. To i přesto, že určité obtíže mohou nastat při snaze oslovit dotčené osoby, kdy je nutné volit správnou formu oslovení, což bude záviset na velikosti obce a schopnosti tyto osoby identifikovat.
Bude tak na obcích jako povinných subjektech, aby se s každou žádostí nebo i dobrovolným zveřejňováním informací obsahující osobní údaje vypořádaly co nejlépe a aby k posuzování ochrany osobních údajů přistupovaly zodpovědně, nikoliv s obavami.
- Seriál Vyřizování žádosti o informace
-
- Prvotní posouzení došlé žádosti o informace, 19. 5. 2020
- Co je to vlastně ta informace?, 15. 9. 2020
- Identifikace požadované informace, 2. 11. 2020
- Dotčené osoby a jejich postavení při vyřizování žádosti o informace, 10. 11. 2020
- Sazebník úhrad jako základní předpoklad pro uplatnění úhrady nákladů, 11. 2. 2021
- Mimořádně rozsáhlé vyhledání informací a požadavek úhrady nákladů, 1. 6. 2021
- Rozhodnutí o odmítnutí žádosti, 29. 9. 2021
- Otázka poskytování platů a odměn zaměstnanců povinného subjektu, 4. 10. 2021
- Osobní údaje – poskytnout nebo ne?, 7. 12. 2021 (právě čtete)
- Obchodní tajemství – poskytnout nebo ne?, 17. 2. 2022
- Autorské právo – poskytnout nebo ne?, 1. 6. 2022
- Obec jako ochránce informací o majetkových poměrech (nejen) svých občanů, 2. 11. 2022
- Další důvody pro odmítnutí žádosti o informace, 10. 11. 2022
- Další důvody pro odmítnutí žádosti o informace II, 15. 2. 2023
- Když se žadatel o informace brání, 17. 4. 2023