Mimořádně rozsáhlé vyhledání informací a požadavek úhrady nákladů

Vyřizování žádosti o informace 6.

Při vyřizování žádosti o informace se můžeme setkat jak s jednoduchými dotazy, kdy jejich vyřízení nezabere mnoho času, tak s žádostmi, jejichž vyřízení si vyžádá dlouhodobější odložení běžné práce jednoho či více zaměstnanců. Právě v těchto situacích by měl povinný subjekt směrovat své úvahy k možnosti požadovat za poskytnutí informací úhradu nákladů, a to za mimořádně rozsáhlé vyhledání informací.

Radka Hasil Edelmannová

Václav Těžký

V předchozí části jsme si vymezili možnost povinných subjektů požadovat na základě § 17 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „informační zákon“) některé náklady, které vzniknou při vyřizování žádosti o informace.

Z těchto nákladů je v praxi stále nejobtížnější definovat situaci, ve které už může povinný subjekt najisto říct, že se jedná o mimořádně rozsáhlé vyhledání informací. Identifikace této situace je však teprve prvním krokem. Dalším je odůvodnění tohoto požadavku v rámci oznámení úhrady nákladů za poskytnutí informací. Řádné odůvodnění je důležité zejména pro případné řízení o stížnosti. Pokud by odůvodnění nebylo dostatečné (a z toho důvodu nepřezkoumatelné) a nebylo by možné zjistit některé skutečnosti ani ze spisového materiálu, příp. byly tvrzené skutečnosti v rozporu se spisovým materiálem, mohl by nadřízený orgán přistoupit ke snížení požadované úhrady, a to až na nulu. Od 1. 1. 2020 totiž není možné vrátit věc povinnému subjektu k novému projednání a uplatnění nového (opraveného) požadavku úhrady nákladů. Povinný subjekt by tak musel v nejhorším případě poskytnout informace bezplatně.

Co je mimořádně rozsáhlé vyhledání informací

Mimořádně rozsáhlé vyhledání informací je nejčastěji definováno jako časově náročná činnost, která se objektivně vzato vymyká běžnému poskytování informací povinným subjektem. Typicky půjde o situace, kdy zaměstnanec či zaměstnanci budou nuceni na delší dobu odložit plnění svých ostatních úkolů a cíleně se budou po tuto dobu věnovat vyřizování žádosti, případně půjde o dobu, kterou povinný subjekt stráví anonymizací dokumentů. Konkrétně bude mimořádně rozsáhlému vyhledání informací nasvědčovat žádost, ve které budou požadovány starší informace (např. požadavek na poskytnutí konkrétních faktur z let 2000 až 2010, které budou u povinného subjektu uloženy v písemné podobě v archivních krabicích), ve které bude požadováno velké množství informací (např. požadavek na poskytnutí všech žádostí, na základě kterých bylo zahájeno správní řízení u povinného subjektu, kdy si vyhledání těchto informací vyžádá prohledání jednotlivých správních spisů a v nich vyhledání požadovaných žádostí), velké množství různých informací (půjde např. o žádost obsahující dotazy na poskytnutí informací z různých oblastí – personální, veřejných zakázek, majetku a vnitřních předpisů), nebo žádost, ve které sice bude požadována konkrétní informace, ale vzhledem k objektivním skutečnostem bude její vyhledání vyžadovat mimořádnou vyhledávací aktivitu (např. dotaz na to, zda se v některém z rozhodnutí povinného subjektu objevuje konkrétní právní věta, přičemž těchto rozhodnutí budou stovky nebo tisíce). O mimořádně rozsáhlé vyhledávání může jít také v případě požadavku na poskytnutí informací v konkrétním rozsahu, který povinný subjekt neeviduje na jednom místě a ani nemá takovou povinnost (např. žádost na poskytnutí všech kapitálových výdajů za období od roku 2017 do roku 2020, a to v rozsahu název akce, generální projektant, generální dodavatel, doba plnění a hodnota investice, kdy bude muset povinný subjekt procházet nejen případnou evidenci, ale i jednotlivé smlouvy související s příslušnou akcí). Dále půjde o mimořádně rozsáhlé vyhledání v případech, kdy budou požadovány dokumenty obsahující chráněné údaje a povinný subjekt bude nucen tyto dokumenty projít a anonymizovat. Právě čas strávený vyhledáním informací, které lze poskytnout, lze dle judikatury považovat za mimořádně rozsáhlé vyhledání informací.

Co naopak mimořádně rozsáhlým vyhledáním informací není?

Na skutečnost, že se jedná o mimořádně rozsáhlé vyhledání informací, nebude mít vliv to, že bude výsledek vyhledávání částečně negativní (nikoliv zcela, neboť v takovém případě by se nejednalo o požadavek úhrady nákladů za poskytnutí informací, když by se žádné informace neposkytovaly). O mimořádně rozsáhlé vyhledání informací nepůjde zejména v případech, kdy samotná časová náročnost vyhledávání bude způsobena komplikovaností vnitřního způsobu uspořádání informací (např. povinný subjekt nebude vést řádně spisovou dokumentaci a bude mít všechny písemnosti v jednom šanonu), případně v situaci, kdy bude povinný subjekt vyhledávat informace záměrně složitým způsobem (např. v písemných dokumentech namísto elektronického vyhledávače). O mimořádně rozsáhlé vyhledávání informací nepůjde také v případě, kdy povinný subjekt pověří vyhledáváním požadovaných informací zaměstnance, který se v požadované oblasti objektivně neorientuje a stráví tak vyhledáním mnohem více času, než kdyby informace vyhledával zaměstnanec, který má příslušnou oblast na starosti. Ve většině těchto případů totiž nebude možné ze strany nadřízeného orgánu snížit požadovanou výši úhrady na částku, která bude vyšší než nula, neboť zpravidla nebude schopen s určitostí vymezit čas, který by vyhledáváním informací strávil zaměstnanec, který má danou oblast na starosti. Výsledkem by tak bylo snížení požadované úhrady na nulu.

Možnost využití výpočtu na základě vzorku

V praxi mohou nastat situace, kdy povinný subjekt se obává neuhrazení vynaložené práce za mimořádně rozsáhlé vyhledání informací. Jde zejména o případy, kdy jsou požadovány částky v řádech tisíců až desetitisíců. Vyšší částky jsou sice výjimkou, ale ani ty nelze vyloučit. V těchto případech daly soudy povinným subjektům možnost vypočíst úhradu za mimořádně rozsáhlé vyhledání informací také na základě vzorku. Tento vzorek by měl být určen objektivně, aby se vůbec dala celková výše úhrady vypočíst. Typicky bude možné využít vzorek tam, kde je požadován jeden typ dokumentů (např. u požadavku na poskytnutí všech podkladových materiálů pro jednání rady obce za posledních pět let, kdy bude nutné pro výpočet celkové úhrady nákladů za mimořádně rozsáhlé vyhledání informací spočívající v anonymizaci zjistit celkový počet materiálů předložených radě obce k rozhodnutí, a dále vymezit jednotlivé typy materiálů, protože některé materiály potřebují více anonymizovat a jiné nikoliv, a průměrný počet stran materiálů a jejich příloh). Vzorek bude možné využít také v případě, kdy je požadován totožný rozsah údajů (např. u požadavku na poskytnutí všech kapitálových výdajů za období roku 2015 až 2020 v rozsahu název akce, generální projektant, generální dodavatel, doba plnění a hodnota investice, kdy bude nutné zjistit celkový počet kapitálových výdajů a zvolit vzorek ideálně nejnovějších výdajů, a to s ohledem na jejich aktuálnost a lepší dostupnost, aby bylo vyhledávání co možná nejkratší).

Tam, kde by nebylo možné určit konkrétní vzorek, na jehož základě by bylo možné vypočíst celkovou výši úhrady nákladů za mimořádně rozsáhlé vyhledání informací, povinnému subjektu nezbyde, než požadované informace fakticky vyhledat a až poté uplatnit požadavek úhrady nákladů.

Jak odůvodnit a prokázat mimořádně rozsáhlé vyhledání informací?

Pro prokázání existence a důvodnosti požadavku na úhradu mimořádně rozsáhlého vyhledání informací by povinný subjekt měl v oznámení o výši úhrady uvést:

1. to, co učinil pro minimalizaci času stráveného mimořádně rozsáhlým vyhledáním informací (např. přidělení vyhledávání zaměstnancům, kteří se věnují oblasti, do které směřuje žádost, nebo využití elektronické evidence, díky které bude možné přesněji identifikovat místo, kde se požadované informace nacházejí),
2. počty zaměstnanců, kteří se podíleli na tomto vyhledávání (příp. i se zdůrazněním, že se jedná o zaměstnance, kteří se dané oblasti věnují),
3. toho, kde tito zaměstnanci vyhledávali (např. v elektronické evidenci smluv, v archivních krabicích, na základě interní evidence správních nebo daňových řízení a následně v příslušných spisech),
4. v případě vyhledávání na základě vzorku to, jak byl vzorek určen, důvod, proč byl zvolen zrovna tento vzorek, a konkrétní výpočet celkové částky,
5. další skutečnosti rozhodné pro mimořádně rozsáhlé vyhledání informací (např. proč vyhledávali např. v písemných dokumentech namísto elektronických).

Všechny tvrzené skutečnosti je samozřejmě nutné doložit do spisu, aby případně dokázal nadřízený orgán přezkoumat postup povinného subjektu, pokud by žadatel brojil proti oznámení o výši úhrady za poskytnutí informací stížností. Zpravidla postačí písemné záznamy o tvrzených skutečnostech.

Oznámení o výši úhrady

Pokud má povinný subjekt všechny informace, které potřebuje pro uplatnění požadavku úhrady nákladů, musí svůj požadavek oznámit žadateli o informace. Protože se nejedná o rozhodnutí, postačí toto oznámení zaslat běžným dopisem nebo na e-mail žadatele. Obsahové náležitosti oznámení stanoví § 17 informačního zákona. Z oznámení musí být zřejmé, na základě jakých skutečností a jakým způsobem byla výše úhrady vyčíslena. Součástí oznámení musí být rovněž poučení o tom, že proti požadavku úhrady nákladů za poskytnutí informace může žadatel brojit stížností, kterou je nutné podat do třiceti dnů ode dne doručení oznámení, že se stížnost podává u povinného subjektu a rozhoduje o ní nadřízený orgán, kterým je např. ve vztahu k příspěvkovým organizacím obce obec, ve vztahu k městským obvodům či městským částem město, a ve vztahu k obcím krajský úřad. Obsahovým náležitostem oznámení je nutné věnovat náležitou pozornost i z toho důvodu, že v případě, kdy tuto povinnost povinný subjekt nesplní, ztrácí nárok na úhradu nákladů. Povinný subjekt musí mít na paměti také to, že úhradu nákladů je potřeba oznámit žadateli před poskytnutím informace, tzn. do 15 dnů ode dne obdržení žádosti (resp. do 25 dnů v případě zákonného prodloužení lhůty pro vyřízení žádosti). Pokud by totiž povinný subjekt úhradu nákladů neoznámil včas (tzn. nedodržel by zákonem stanovenou lhůtu, byť i jen o jeden den), také by dle současné judikatury ztratil nárok na úhradu nákladů. Ta totiž v některých případech dovodila, že pokud povinný subjekt nedodržuje lhůty pro zaslání oznámení o výši úhrady, je nečinný a nemůže tuto svou nečinnost prodlužovat tím, že poskytnutí informací oddálí pozdním zasláním oznámení o výši požadované úhrady.

Může se žadatel bránit proti požadavku úhrady nákladů?

Žadatel se může proti požadavku úhrady nákladů bránit, což vyplývá už z povinných náležitostí poučení žadatele o informace. Stížnostním důvodem bude nesouhlas žadatele s požadavkem úhrady nákladů, s tím, že žadatel může svůj nesouhlas podrobněji odůvodnit ve vztahu k samotným sazbám, výsledné částce, způsobu posouzení toho, co žadatel požaduje, nebo způsobu výpočtu. Je na povinném subjektu, aby všechny námitky vyhodnotil a neshledá-li důvod pro vyhovění stížnosti, předložil do sedmi dnů ode dne doručení stížnosti tuto stížnost spolu se spisovým materiálem nadřízenému orgánu. Ten má možnost stížnost zamítnout, shledá-li jí nedůvodnou, nebo výši úhrady snížit, a to až na nulu. Jinou možnost rozhodnutí nadřízený orgán nemá.

Co když žadatel úhradu nezaplatí?

V praxi se jen málokdy setkáváme s tím, že žadatelé úhradu za poskytnutí informací zaplatí. Informační zákon jim přitom k zaplacení požadované úhrady stanoví poměrně dlouhou lhůtu šedesáti kalendářních dnů ode dne doručení oznámení o výši požadované úhrady za poskytnutí informací. Běh lhůty pro zaplacení, resp. počítání této lhůty, může být přerušen podanou stížností, a to ode dne podání stížnosti do doručení rozhodnutí o této stížnosti, což může posunout konec lhůty pro zaplacení požadované úhrady klidně o měsíc. Pokud však žadatel požadovanou úhradu v zákonem stanovené šedesátidenní lhůtě nezaplatí, je povinný subjekt povinen žádost odložit. Protože se podle judikatury jedná o rozhodnutí, proti kterému se může žadatel bránit žalobou, je důležité toto rozhodnutí řádně doručit žadateli.

Závěr

S ohledem na skutečnost, že se v případě mimořádně rozsáhlého vyhledávání jedná o pojem, který je do velké míry neurčitý a informační zákon jej blíže nedefinuje, lze na základě výše uvedených příkladů lépe pochopit, co je možné považovat za mimořádně rozsáhlé vyhledávání, na co by si měly povinné subjekty dávat při mimořádném vyhledávání pozor nebo naopak čeho by se měly vyvarovat.

Povinný subjekt by měl vždy důkladně přistupovat jak k samotnému vyhledávání informací, tak náležitostem oznámení o výši úhrady, zejména pak řádnému odůvodnění jednotlivých kroků a způsobu výpočtu výsledné částky nákladů spojených s mimořádně rozsáhlým vyhledáváním požadovaných informací. Pokud totiž nebude věnovat těmto činnostem potřebnou pozornost, vystavuje se reálnému riziku, že zbytečně ztratí na úhradu vynaložených nákladů. Otázka případné náhrady škody sice není v těchto případech často diskutovanou, její uplatnění ze strany zaměstnavatele však nelze zcela vyloučit.

Mgr. Václav Těžký, Mgr. Radka Hasil Edelmannová, Krajský úřad Moravskoslezského kraje

Seriál Vyřizování žádosti o informace

1. Prvotní posouzení došlé žádosti o informace, 19. 5. 2020
2. Co je to vlastně ta informace?, 15. 9. 2020
3. Identifikace požadované informace, 2. 11. 2020
4. Dotčené osoby a jejich postavení při vyřizování žádosti o informace, 10. 11. 2020
5. Sazebník úhrad jako základní předpoklad pro uplatnění úhrady nákladů, 11. 2. 2021
6. Mimořádně rozsáhlé vyhledání informací a požadavek úhrady nákladů, 1. 6. 2021 (právě čtete)
7. Rozhodnutí o odmítnutí žádosti, 29. 9. 2021
8. Otázka poskytování platů a odměn zaměstnanců povinného subjektu, 4. 10. 2021
9. Osobní údaje – poskytnout nebo ne?, 7. 12. 2021
10. Obchodní tajemství – poskytnout nebo ne?, 17. 2. 2022
11. Autorské právo – poskytnout nebo ne?, 1. 6. 2022
12. Obec jako ochránce informací o majetkových poměrech (nejen) svých občanů, 2. 11. 2022
13. Další důvody pro odmítnutí žádosti o informace, 10. 11. 2022
14. Další důvody pro odmítnutí žádosti o informace II, 15. 2. 2023
15. Když se žadatel o informace brání, 17. 4. 2023