Vytváříme business a procesní architektury úřadů municipalit

10. 7. 2023 Obec a finance Veřejná správa online

Pochopení toho, jak jsou agendy v působnosti orgánů municipalit vykonávány a zajišťovány jednotlivými činnostmi organizačních jednotek úřadů (tzn. prostřednictvím procesních sad), je základem pro efektivní a komplexní rozvoj agendových informačních systémů (AIS). Tyto AIS jsou využívaných úředníky v různých rolích při zajišťování služeb pro klienty.

Pro rychlou orientaci ve vztazích mezi působností – agendou – činností – informačním systémem může pomoci znázornění s využitím vybraných elementů z business vrstvy grafického notačního jazyka ArchiMate používaného pro znázorňování podnikové architektury (blíže o podnikové architektuře viz [3]). V textu o digitální transformaci veřejné správy jsem stručně vysvětlil, co to je rámec TOGAF, Enterprise architektura, Business architektura a grafický jazyk ArchiMate. Nyní k tomuto přidávám další oblast, kterou je: Service Level Management – o poskytování služeb úřadem obce či města klientům je dobré mít přehled, který je katalogem služeb úřadu, a to je první krok k postupnému a průběžnému zlepšování kvality poskytovaných služeb. Řízení kvality služeb (Service Level Management) je provozní disciplína, která vychází z konceptu ITIL (blíže v [6] a [7]).

Šedá teorie – zelený strom života

Ze zákona o základních registrech (č. 111/2009 Sb.), vyplývají následující definice:

Agenda
§ 2 písm. d): „Souhrn činností spočívajících ve výkonu vymezeného okruhu vzájemně souvisejících činností v rámci působnosti orgánu veřejné moci.“ Agenda je tedy vymezena konkrétním zákonem, který upravuje způsob výkonu konkrétního úseku veřejné správy.
Činnost
§ 48 písm. a): „Soubor úkonů, které jsou za účelem výkonu veřejné moci vykonávány orgány veřejné moci v rámci jejich agendy.“ Činnost je tedy definována konkrétním ustanovením konkrétního zákona, který vymezuje agendu.
Agendový informační systém (AIS)
§ 2 písm. e): „Informační systém veřejné správy, který slouží k výkonu agendy“.

Mnohé municipality (zejména ORP), ale i orgány krajů se snaží realizovat projekty na zjednodušení a automatizaci manuálních procesů ve vybraných agendách a agendových informačních systémech včetně jejich vzájemné spolupráce pomocí prostředků „robotizace“ a také „umělé inteligence“ (Artificiální Intelligence – AI). Před vlastní realizací je potřeba pochopit business a procesní architekturu a vyjasnit si zadání. Tato zadání mohou být vypsána jako samostatná výběrová řízení na dodávku business a procesní architektury. Následně pak poslouží jako podklad pro přípravu zadávacího řízení na dodávku prostředků robotických a AI platforem.

Praktická ukázka business architektury – případové studie

Předmětem studií bylo provedení procesní analýzy stanoveného počtu procesů obce s rozšířenou působností (ORP). Protože ORP vykonává agendy výkonu státní správy v přenesené působnosti i agendy samosprávné, byla případová studie zaměřena na oblast samosprávných agend z oblasti „řízení úkolů, plánování termínů, sběr podnětů, tvorbu zápisů, generování úkolů“ a oblasti „oběhu učetních dokladů a dále návrh doporučení k optimalizaci procesů úřadu prostřednictvím automatizace/robotizace.

Jednalo se o vytvoření přehledové business a procesní architektury – zmapování a popis procesů a stanovení, zda daný proces je nebo není vhodný k automatizaci či robotizaci. Při dodávce případových studií byl vždy sledován cíl využití technologií takovým způsobem, aby proces či jeho část proběhla bez aktivního lidského řízení či lidské práce (úspora manuální práce a snížení chybovosti při výkonu procesu). Účelem realizace business a procesní architektury též bylo – na základě podkladových materiálů a strukturovaných rozhovorů – zmapovat a popsat následující parametry business a procesní architektury:

  • jaké jsou vstupy a výstupy jednotlivých procesů a jejich dílčích činností,
  • jaké role vstupují do jednotlivých procesů (personální zajištění procesů),
  • jaká je časová náročnost jednotlivých procesů a jejich dílčích činností,
  • jaká jsou slabá (úzká) místa výkonu jednotlivých procesů,
  • zda a jak jsou procesy a jejich činnosti podporovány IT nástroji,
  • zda jsou v rámci procesů vykonávány rutinní úkony a pro jejich výkon jsou definována jasná pravidla (posouzení vhodnosti pro automatizaci či robotizaci).

V rámci business a procesní analýzy byly předem vybrané procesy úřadu přehledově zmapovány a popsány, a to až do úrovně dílčích aktivit, odpovědnostních rolí na úrovni pracovních pozic, legislativy, rizik a monitorovacích měřitelných ukazatelů (KPI).

Schéma: Business a procesní architektura z oblasti „požadavků a úkolů z jednání rady města a zastupitelstva města“
Schéma: Business a procesní architektura z oblasti „požadavků a úkolů z jednání rady města a zastupitelstva města“
Zdroj: Vlastní zpracování (z případové studie business a procesní architektura ORP z roku 2022)

K vytvoření business a procesní architektury bylo použito elementů z business vrstvy grafického jazyka ArchiMate (doplněno též elementy z aplikační vrstvy, dále vazby mezi nimi, např. assigment relation, composition relation, realization relation, serving relation). Pro detailnější analýzu business a procesní architektury nebylo použito jazyka BPMN (Business Process Model Notation), ale metoda Karet procesů. Ty pomocí strukturovaných informací umožnily popsat dané procesy detailněji ve stejné struktuře, stejnými charakteristikami a ve stejné úrovni podrobnosti. Byla zaručena provázanost informací, a možnost vzájemného porovnávání, řazení či prioritizaci mapovaných procesů.

Karta procesu

z oblasti „požadavků a úkolů z jednání rady města (RM) a zastupitelstva města (ZM) – business a procesní architektura

  1. Název procesů: Požadavky a úkoly z jednání rady města a zastupitelstva města
  2. Cíl procesu: Zajistit transparentní, opakovatelnou, trasovatelnou a efektivní tvorbu, evidenci a sledování životního cyklu požadavků a úkolů z jednání RM a ZM
  3. Popis procesu:
    1. Jednotliví zaměstnanci úřadu zpracovávají materiál pro RM a ZM v programu 1, součástí materiálu jsou též navrhované úkoly/požadavky (přímo v textu materiálů). Po projednání materiálu na RM a ZM zpracovává asistentka zápis z jednání RM a ZM (navrhované úkoly/požadavky v téže nebo pozměněné podobě jsou na jednání projednány a zápisem jsou potvrzeny včetně přiřazení odpovědného pracovníka/odboru/zastupitele/tajemníka/starosty apod., úkolu/požadavku je přiřazen termín plnění).
    2. Součástí zápisu z RM a ZM je i diskuze členů RM a ZM, kdy z této diskuze mohou vyplynout další požadavky a úkoly.
    3. Asistentka si ručně kopíruje z programu 1 pomocí Ctrl+C a Ctrl+V znění požadavků/úkolů do jiného souboru (např. *.doc/*.docx), soubor je uložen na sdíleném disku (je přístupný na základě oprávnění i dalším pracovníkům).
    4. Následně si asistentka otevře program 2 pro evidenci úkolů a znění požadavků/úkolů ze souboru kopíruje pomocí Ctrl+C a Ctrl+V opět kopíruje.
    5. K překopírovaným požadavkům/úkolům doplňuje datum uložení úkolu, odpovědné pracovníky, datum splnění (přidělením pracovníka k úkolu apod.).
    6. Životní cyklus požadavku/úkolu je evidován/sledován v programu 2 (tvorba, evidence a sledování).
    7. Pro informování členů RM a ZM o (s)plnění úkolů spustí asistentka spustí program 1 a v něm připravují materiál do RM a ZM (vytvoří obálku).
    8. Při přípravě materiálu do RM a ZM asistentka spustí program 2, pomocí Ctrl+C a Ctrl+V si vykopíruje znění požadavků/úkolů do souboru Word doplní aktuální informace (nesplněno, plnění probíhá, splněno).
    9. Asistentka do připravené obálky pomocí Ctrl+C a Ctrl+V vkládá do důvodové zprávy standardizovaný informační text a do přílohy nahraje přehled úkolů, připravený soubor Word. V programu 1 FormFlow k materiálu do RM a ZM též případně připojí další elektronické přílohy.
  4. Účastníci procesu: Zastupitelé, Radní, Starosta, Místostarosta, Tajemník, Asistentka kanceláře úřadu, Vedoucí odborů
  5. Vstupy: Materiál do ZM, Materiál do RM, Návrh zápisu z jednání ZM, Návrh úkolů z jednání ZM, Návrh zápisu z jednání RM, Návrh úkolů z jednání RM
  6. Výstupy: Aktualizovaný úkol, Aktualizovaný požadavek, Uzavřený úkol, Uzavřený požadavek
  7. Metrika hlavního výstupu:
    • Zaevidovaný úkol z jednání RM, úkol z jednání ZM, požadavek z jednání RM, požadavek z jednání ZM,
    • Aktualizovaný úkol z jednání RM, úkol z jednání ZM, požadavek z jednání RM, požadavek z jednání ZM,
    • Uzavřený úkol z jednání z RM, úkol z jednání z ZM.
  8. Měřitelná jednotka metriky: ks (1 ks zaevidovaný úkol/zaevidovaný požadavek/aktualizovaný úkol/ aktualizovaný požadavek/uzavřený úkol)
  9. Legislativní vymezení: Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), Jednací řád Rady města, Jednací řád Zastupitelstva města
  10. Podpora ICT nástroji: MS Word, MS Excel, Program 1, Program 2, E-mail
  11. Identifikované rutinní úkony/činnosti procesu:
    • Zpracování materiálu pro RM a ZM v Programu 1, včetně úkolů v textu
    • Zpracování zápisu z jednání RM a ZM
    • Schválení navrhovaných (upravených) úkolů/požadavků včetně přiřazení odpovědného pracovníka/odboru/zastupitele/tajemníka/starosty a přiřazení termínu plnění
    • Asistentka si ručně kopíruje z Programu 1 pomocí Ctrl+C a Ctrl+V znění požadavků/úkolů do souboru ve formátu Word.
    • Opakované otevření HelpDesk a znění požadavků/úkolů ze souboru Word je kopírováno pomocí Ctrl+C a Ctrl+V do Programu 1.
    • K překopírovaným požadavkům/úkolům v Programu 1 doplňováno ručně datum uložení, odpovědní pracovníci, datum splnění (přidělení pracovníka k úkolu, …).
    • Opakované ruční spuštění Program 1 a příprava materiálu – Tvorba obálky.
    • Opakované ruční spuštění Programu 2, pomocí Ctrl+C a Ctrl+V kopírováno znění požadavků/úkolů do Word souboru.
    • Do Word souboru doplňovány informace (nesplněno, probíhá, splněno).
    • Do připravené obálky pomocí Ctrl+C a Ctrl+V vkládán do důvodové zprávy standardizovaný informační text.
    • Do přílohy k připravení obálky nahráván přehled úkolů v souboru Word.
    • Připojení dalších elektronických příloh.
  12. Rizika procesu:
    • Náročnost na manuální zpracování zápisu.
    • Zvýšená chybovost při ručním kopírování pomocí Ctrl+C a Ctrl+V.
    • Neefektivní využití času díky ručnímu kopírování pomocí Ctrl+C a Ctrl+V.
    • Neefektivní manuální evidence úkolů, sledování termínů.

Zdroj: vlastní zpracování (z případové studie business a procesní architektura ORP z roku 2022)

Závěr

Podaří-li se municipalitám vypracovat modely a Karty procesů ve vybraných oblastech, pak lze hovořit o tom, že je vytvořen základ business a procesní architektury. Z Karet lze následně odvodit potenciály k optimalizaci. Ty poslouží jako zadání pro zavedení automatizace a robotizace procesů, která zjednodušení a automatizuje manuální procesy ve vybraných agendách a agendových informačních systémech včetně jejich vzájemné spolupráce.

Seznam literatury

  1. Digitální a informační agentura/Ministerstvo vnitra ČR, Odbor hlavního architekta. Národní architektonický plan – Architektura eGovernment ČR. https://archi.gov.cz/en:start
  2. Digitální a informační agentura/Ministerstvo vnitra ČR, Odbor hlavního architekta. Ohlášení agend ve smyslu zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech. Verze 1. 4. Priloha6_Metodika_ohlaseni_agend.pdf. https://shorturl.at/ijZ47
  3. Lukáš, Martin: Enterprise architektura v menších městech a obcích, Časopis Obec & finance 05/2021 (str. 12–13), ISSN 1211-4189, Triada, spol. s r. o.
  4. Digitální Česko. Česko v digitální Evropě. Úřad vlády České republiky. 2018. Dostupné z: https://www.digitalnicesko.cz/cesko-v-digitalni-evrope
  5. Koncepce Klientsky orientovaná veřejná správa 2030 – Ministerstvo vnitra České republiky. Úvodní strana – Ministerstvo vnitra České republiky, 2022, MV ČR
  6. Lukáš, Martin: Úroveň poskytovaných služeb, Využijí municipality Service Level Management?, Časopis Obec & finance 1/2022 (str. 46–47), ISSN 1211-4189, Triada, spol. s r. o.
  7. Lukáš, Martin: Úroveň poskytovaných služeb, Využijí municipality Service Level Management? (2. část), Časopis Obec & finance 2–3/2022 (str. 72–74), ISSN 1211-4189, Triada, spol. s r. o.

Ing. Martin Lukáš, Ph.D, konzultant pro veřejnou správu, energetiku a banky, MIM Consulting s.r.o.