Veřejná zakázka není jen soutěž: 3 klíčová rizika v přípravě, zadání a realizaci
Veřejná zakázka se často spojuje hlavně s okamžikem, kdy je vyhlášeno zadávací nebo výběrové řízení. V praxi ale většina komplikací nevzniká při hodnocení nabídek. Obvykle mají původ mnohem dříve – ve chvíli, kdy se připravuje samotný projekt, jeho zadání a podklady. Právě tehdy se často rozhoduje o tom, zda bude zakázka probíhat hladce, nebo zda zadavatel později narazí na vícepráce, námitky, zdržení či problémy při kontrole.
Chyby v přípravě se navíc obvykle násobí. Nejde jen o administrativní nepřesnost. Promítají se do ceny, kvality plnění, termínů i do obhajitelnosti postupu vůči kontrolním orgánům. Proto se vyplácí vnímat veřejnou zakázku jako řízený projekt od prvního záměru až po závěrečné vypořádání, nikoli jen jako samotnou soutěž na výběr dodavatele.
1. Nejasný záměr a slabé podklady
První riziko vzniká už ve fázi přípravy projektu. Zadavatel často ví, že potřebuje něco pořídit nebo realizovat, ale nemá ještě dostatečně přesně definováno, co přesně chce, v jakém rozsahu, v jaké kvalitě a za jakých podmínek.
Neúplná projektová dokumentace, neurčitá technická specifikace, nereálně nastavený rozpočet nebo podceněný harmonogram bývají nejčastějšími slabinami. Problém ale vzniká i tehdy, když zadavatel nepromyslí skutečné potřeby uživatelů, provozní dopady nebo budoucí servis.
Takové nedostatky se nemusí projevit hned. Často se naplno ukážou až při realizaci nebo při následné kontrole. Čím složitější záměr je, tím důležitější je kvalitní příprava.
2. Špatně nastavené podmínky řízení
Druhé riziko souvisí s tím, jak zadavatel nastaví samotné zadávací podmínky. Nestačí jen vyhlásit zakázku. Je potřeba správně promyslet i logiku celého postupu tak, aby jednotlivé části řízení odpovídaly povaze pořizovaného plnění.
V praxi bývá problémem nevhodně zvolený režim zakázky, nepřiměřeně nastavené kvalifikační požadavky, nejasná hodnoticí kritéria i obchodní a smluvní podmínky, které neodpovídají charakteru plnění. Častou chybou je také příliš obecné nastavení, které otevírá prostor pro výkladové spory, nebo naopak zbytečně přísné podmínky, jež snižují konkurenci.
Výsledkem pak bývá vyšší riziko dotazů a námitek, komplikované hodnocení nebo dokonce nutnost řízení opakovat. Dobře připravené zadávací podmínky proto často rozhodují o tom, zda zadavatel získá kvalitní nabídky a zda bude schopen výběr dodavatele transparentně obhájit.
3. Podcenění změn během realizace
Třetí častá chyba přichází ve chvíli, kdy už je dodavatel vybrán a smlouva podepsána. Mnoho zadavatelů má pocit, že tím nejrizikovější část končí. Praxe je ale opačná. Právě během realizace se ukáže, jestli byl projekt připraven realisticky a zda má zadavatel nastavené procesy pro řešení změn.
Během plnění totiž často vznikají situace, které je potřeba rychle a správně vyhodnotit. Může jít o změnu rozsahu plnění, potřebu víceprací, úpravu technického řešení nebo posun termínů. Riziko vzniká tehdy, když tyto kroky nejsou včas popsány, právně posouzeny a správně promítnuty do smluvního vztahu.
Pokud je tato fáze podceněna, vzniká problém nejen pro samotnou realizaci, ale i pro případnou následnou kontrolu. Veřejná zakázka proto potřebuje průběžné vedení, kvalitní dokumentaci a schopnost reagovat na změny bez ztráty transparentnosti.
Co si pohlídat, aby zakázka nevytvářela zbytečná rizika
Zkušenost z praxe ukazuje, že zadavatelům nejvíce pomáhá důslednost v několika základních otázkách. Je potřeba nepodceňovat přípravu, pracovat s realistickými podklady a už na začátku si vyjasnit, jaký výsledek má záměr skutečně přinést.
Stejně důležité je promyslet financování celého záměru. Pokud již na počátku vím, že projekt neufinancuji z vlastních zdrojů a čekám na správnou dotační výzvu, je vhodné přizpůsobit celý proces pravidlům dotačních programů, ze kterých budu pravděpodobně čerpat.
Současně je vhodné myslet i na fázi po podpisu smlouvy. Úspěšná zakázka nekončí výběrem dodavatele. Důležitá je také práce se změnami, dokumentace postupu a připravenost na kontrolu.
Když je potřeba zkušenost z praxe
Právě v těchto situacích se ukazuje význam partnera, který rozumí nejen samotnému zadávacímu řízení, ale i širším souvislostem projektu. TENDERA partners, s.r.o. se specializuje na administraci a poradenství v oblasti veřejných zakázek. Má zkušenosti s více než 1800 zadávacími řízeními v objemu přes 19 miliard korun a spolupracuje s městy, obcemi, příspěvkovými organizacemi i soukromými společnostmi.
Díky této praxi dokáže klientům pomoci nejen se samotným řízením, ale i s přípravou projektu, nastavením podmínek a řešením změn v průběhu realizace.
Pro zadavatele, kteří chtějí mít základní přehled, je k dispozici zdarma praktická brožura.
V případě dotazů k zadávání veřejných zakázek nebo nejistoty při přípravě konkrétního projektu se můžete obrátit přímo na autora článku. Včasná konzultace často pomůže předejít komplikacím, které se později řeší podstatně obtížněji.
- Kontakt
- Ing. Roman Bielak
- TENDERA partners, s.r.o.
- bielak@tendera.cz
- www.tendera.cz