Mobilní úřad v Milevsku
Přibližně stovka zaměstnanců Městského úřadu Milevsko využívá již delší dobu služby Office 365 a Lync pro zajištění každodenních pracovních úkolů a při komunikaci s obyvateli města. Dalším krokem se stalo nasazení tabletů s Windows 8.1, díky nimž lze mnoho pracovních záležitostí zařídit i mimo kancelář, navíc plně elektronickou cestou.
Mezi prvními začali při své práci využívat tablety a inteligentní elektronické formuláře od společnosti Software602 zaměstnanci odboru investic a správy majetku při pasportizaci nemovitého majetku města. Ve svých zařízeních mají úředníci připraveny formuláře, které vyplní přímo při návštěvě bytu či nebytového prostoru v majetku města a doplní je o fotografie, pořízené rovněž tabletem. Kompletní záznam existuje rovnou v elektronické podobě, takže není třeba po návratu do kanceláře nic přepisovat.
Tablety s Windows 8.1 představují užitečnou pomůcku také pro strážníky milevské městské policie, kteří mohou v terénu dokumentovat přestupky a sepisovat protokoly, opět bez použití papírových formulářů nebo dodatečného nahrávání snímků z digitálních fotoaparátů do počítače. Díky kompletním podkladům pak probíhá přestupkové řízení výrazně rychleji.
Za nepostradatelný nástroj při každodenní práci považuje svůj tablet i tajemník Městského úřadu Milevsko František Troják. Díky možnosti vzdáleného přístupu k informačnímu systému městského úřadu má vždy k dispozici potřebné podklady, takže může veškerou agendu vyřizovat prakticky kdekoliv a kdykoliv, a to bez použití počítače. S využitím elektronického podpisu není problém schvalovat a podepisovat dokumenty a provádět jakékoli další úkony, se kterými by jinak bylo nutné vyčkat na návrat do kanceláře.
„Využití tabletů a elektronických formulářů se nám velmi osvědčilo a plánujeme rozšířit jejich nasazení i u dalších úředníků, často pracujících v terénu. Například v odborech dopravy a živnostenského a životního prostředí, ale třeba i v odboru regionálního rozvoje,“ dodává tajemník František Troják.
Na využití tabletů namísto klasických počítačů a papírových dokumentů si nemuseli úředníci ani městští policisté nijak náročně zvykat. Styl jejich práce se příliš nezměnil, výrazně se ovšem urychlilo vyřízení práce provedené v terénu, při které bylo dříve třeba vyplňovat mnoho různých papírových formulářů, zvlášť pořizovat fotodokumentaci a takto získané podklady pak po návratu do kanceláře či na služebnu ručně přenášet do počítače.
„Na Městském úřadu Milevsko vidíme krásný příklad nasazení tabletů s Windows 8.1, propojených se službou Office 365, cloudovou technologii Microsoft Azure a inteligentními formuláři od Software602. Logický celek šetří úředníkům čas a zefektivňuje správu města,“ dodává David Frantík, obchodní ředitel pro sektor veřejné správy ve společnosti Microsoft.