Rozšíření elektronické fakturace nabírá na síle
Uplynulé měsíce přinesly řadu událostí, které posouvají významně kupředu oblast elektronické fakturace, ať už v tuzemsku nebo v rámci Evropské unie. Například nová vláda v koaliční smlouvě uvádí jako jeden ze svých cílů „zavedení elektronizace daňových dokladů a elektronizace fakturace pro instituce státní správy a jejich dodavatele“. Na úrovni EU pak vrcholí proces schvalování směrnice o elektronické fakturaci ve veřejných zakázkách, jejíž návrh v loňském roce předložila Evropská komise.
Připomeňme, že v obecné rovině lze do oblasti elektronické fakturace zahrnout všechny systémy, které nahrazují posílání dokladů v papírové formě doklady elektronickými. Může se jednat třeba o fakturu ve formátu PDF. (Elektronická faktura podle novely zákona o DPH platné od 1. ledna 2013 již nemusí mít elektronický podpis, jako tomu bylo dříve, je však nutné zajistit neporušenost obsahu daňového dokladu, věrohodnost jeho původu a také čitelnost dokladu.) Zasílání PDF faktur je poměrně rozšířené, ale přináší výhody v zásadě jen pro toho, kdo doklad vystavuje a odesílá – ušetří za papír, tisk, poštovné a také archivaci dokumentu. Příjemce dokladu je bohužel stále nucen takový doklad „přetypovat“, jelikož PDF formát není vhodný pro automatizované rozpoznání a import do ekonomických systémů.
Strukturovaná data a formát ISDOC
Mnohem přínosnější je zasílat strukturovaná data, která dovolují příjemci fakturu přijmout poloautomaticky nebo zcela automatizovaně. Jedním z nejrozšířenějších standardů v Česku je v tomto směru formát ISDOC, jenž vyvíjí pracovní skupina Elektronické standardy výměny dat v rámci ICT Unie. Otevřený formát ISDOC je určen pro posílání daňových dokladů mezi firmami, živnostníky, orgány veřejné správy či samosprávy nebo i fyzickými osobami, protože dovoluje využívat elektronickou fakturaci bez dalších nákladů.
V říjnu 2008 byla podepsána známá „Deklarace o společném postupu v oblasti elektronické fakturace v ČR“, kde se jednotlivé vývojářské firmy domluvily se zástupci Ministerstva financí a Ministerstva vnitra ČR na zapracování formátu ISDOC do svých systémů. Za více než pět let se k podpoře tohoto formátu přihlásila již téměř padesátka softwarových firem od tuzemských poboček nadnárodních gigantů jako Microsoft nebo SAP, případně prostřednictvím implementačních partnerů jako v případě Oracle, až po české vývojářské domy, které produkují původní software. Možnost vystavení a přijetí elektronické faktury ve strukturovaném formátu tak dnes obsahuje naprostá většina ekonomických IS používaných v ČR.
I proto je formát ISDOC využíván v řadě firem a institucí. Například MPO jej do svých systémů implementovalo v roce 2011 a touto cestou přijalo již zhruba 18 % faktur. Pilotní provoz přijímání elektronických faktur ISDOC probíhá na Úřadu vlády ČR. Společnost Telefónica spustila ostrý provoz příjmu e-faktur v tomto formátu od února 2011 a každý měsíc tak přijde do účetního systému firmy průměrně 1500 faktur. Jednou z nedávných referencí je těžební společnost OKD. Ta za loňský rok přijala a zpracovala více než 13 tisíc elektronických faktur ve formátu ISDOC a pro letošek počítá s přibližně dvojnásobným nárůstem jejich počtu na úkor papírových a nestrukturovaných dokumentů.
V blízké době lze očekávat ještě masivnější využití této technologie pro snížení administrativních nákladů ve veřejné správě a také její nasazení při placení fakturačních dokladů od velkých výstavců přímo na webových portálech jednotlivých bankovních domů. V tomto směru ICT Unie intenzivně spolupracuje s MF ČR a Českou bankovní asociací.
Výsledkem spolupráce s odborníky z MF ČR je i nová verze tohoto formátu, tedy ISDOC 6, obsahující mj. řešení zadání klasifikace faktur vzhledem k výkonovému účetnictví státu a státní pokladně. Pokud budou faktury označovány příslušnými kódy, dovolí tento systém centrálně sledovat, kterých kapitol státního rozpočtu se týkají, a stát bude mít mnohem lepší přehled o pohybu svých finančních prostředků. A protože jedním z podstatných úkolů MF ČR je i boj proti nezákonnému obchodu s komoditami podléhajícími spotřební dani, lze nové elektronické faktury použít rovněž na tyto případy. Každý řádek dokladu může obsahovat položku (či položky) s rozšířenou informaci o kolcích nebo jiných evidenčních prvcích chráněných komodit.
Nejen úspory
O jedné z výhod elektronických dokladů pro odesílatele (výstavce faktury) jsme se již zmínili, jde o úsporu částky v řádu několika desetikorun za papír, tisk, balení, obálku, dopravu na poštu, poštovné a také náklady na fyzickou úschovu vystaveného dokladu. Hlavní výhodou strukturované elektronické fakturace je ale její schopnost zpracovat daňový doklad na straně příjemce automatizovaně. Odbourává jednotvárnou činnost prováděnou účetními pracovníky. Ti se přitom o práci bát nemusí – jejich dohled nad celým systémem je nutný, jen budou při práci dosahovat vyšší produktivity a spolehlivosti a stihnou toho za stejný čas více. V ušetřeném čase se tak mohou věnovat kvalifikovanější práci.
Oproti papírovému oběhu dokumentů představuje další přínos odstranění nutnosti archivovat papírové doklady. Ty je v souladu se Zákonem o archivnictví a spisové službě třeba uschovávat po dobu nejméně deseti let od konce zdaňovacího období, v němž se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na její odpočet. Po tuto dobu totiž plátce daně odpovídá za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu, čitelnost a za umožnění přístupu k nim bez zbytečného odkladu na žádost správce daně.
V elektronických úložištích dokumentů lze doklad vyhledat během několika málo sekund, což nelze porovnávat s hledáním mnoho let staré papírové faktury v zaprášené řadě šanonů. Rovněž zabezpečení neporušitelnosti a věrohodnosti původu takového dokladu je díky moderním kryptografickým metodám na výrazně vyšší úrovni. Elektronické doklady navíc zanechávají v informačních systémech tzv. elektronické stopy, a tak o neautorizovaném zásahu či podvržení dokladu, aniž by se na to přišlo, nemůže být řeči. V konečném důsledku tedy několik místností s fyzickými doklady nahradí jeden pokročilý informační systém.
Pro úřady veřejné správy skýtá používání elektronické fakturace i další výhody. Díky možnosti posílat e-faktury do systému datových schránek je na straně příjemce i odesílatele vyřešeno zaevidování každého dokumentu v elektronické podatelně. Příslušné úřady mají své informační systémy napojeny na systém datových schránek a poskytovatel plnění se může spolehnout na tzv. fikci doručení dokladu, která je u datových schránek stanovena pro veřejnou správu zákonem na deset dnů. Odesílatel dostává podstatně větší právní jistotu doručení faktury příjemci, než kdyby ji poslal v papírové podobě. V praxi tak odpadá nepříjemný proces dokazování, zda příjemce konkrétní fakturu dostal či nikoliv, a kdy se tak podle obou stran stalo.