K poskytování služeb, analýze návštěvnosti a personalizaci reklamy se využívají soubory cookie. Informace o použití webu mohou být sdíleny s dalšími partnery působícími v oblasti sociálních médií, inzerce a analýz. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace
Veřejné osvětlení – součást bezpečného dopravního prostoru

Náklady na komunikaci obcí s pověřeným obecním úřadem

Datum: 14. 5. 2009, zdroj: OF 1/2009, rubrika: Ostatní

Příspěvek navazuje na obecný rozbor komunikace městských a obecních úřadů publikovaný dříve. Na základě průzkumu se v tomto příspěvku se zaměříme na formy komunikace z hlediska nákladů u obcí s pověřeným obecním úřadem.

Komunikace je vždy spojena s určitými náklady a vynaloženým úsilím, které obě komunikující strany vynakládají v závislosti na možném výnosu [2]. V oblasti veřejné správy probíhá komunikace různými způsoby a různými směry. Náš výzkum se zabývá rozborem postavení organizace veřejné správy, která je na jedné straně příjemcem a na druhé straně poskytovatelem informací [1]. V rámci rozboru se budeme nejprve zabývat jednotlivými způsoby komunikace, přičemž se soustředíme pouze na formální komunikaci spojenou s výkonem samosprávné anebo přenesené působnosti. Domníváme se, že jak množství, tak i skladba způsobů komunikace je u obecních úřadů velmi výrazně ovlivněna právě rozsahem výkonu přenesené působnosti. Aby byly prezentované výsledky konzistentní, soustředíme se proto jen na specifickou skupinu obcí s pověřeným obecním úřadem.

Protože jsme se při průzkumu zaměřili na data roku 2007, vycházíme také z legislativní situace platné pro zmíněné období.

Způsoby doručování

Obecní úřady mají po formální stránce možnost komunikovat s okolím prostřednictvím služeb České pošty, s. p., elektronickou cestou anebo osobním kontaktem. U každé této kategorie nyní provedeme stručný ekonomický rozbor.

Česká pošta

Využívání služeb České pošty, jakožto držitele poštovní licence podle zákona č. 29/2000 Sb., vychází zejména s podmínek stanovených správním řádem (zákon č. 500/2004 Sb.). V rámci správního procesu je často nutné prokázat, že adresát zásilku převzal a mohl se tak seznámit s jejím obsahem, proto jsou využívány služby doporučeného doručení s dodejkou, které mohou být ještě rozšířeny o doplňkovou službu "Dodání do vlastních rukou" či "Dodání do vlastních rukou výhradně jen adresáta" [4]. V případě kdy není třeba úspěšnost doručení zjišťovat, jsou využívány základní služby obyčejné a doporučené zásilky.

Celkové náklady na tento způsob komunikace nejsou jen v ceně poštovného, ale je třeba k nim připočítat náklady na vytištění dokumentu (papír, toner, opotřebení tiskárny atd.) a náklady na zabalení a vlastní realizaci vypravení zásilky (obálka, příprava hromadného podacího lístku atd.). Konkrétní náklady na některé tyto úkony se dají snížit za pomoci použití elektronické spisové služby a čtečky čárových kódu (viz [6]).

Elektronické doručování

Vypravování zásilek elektronickou cestou není spojeno s přímými náklady na odesílání, ale neznamená to, že by se tento způsob komunikace obešel zcela bez nákladů. K elektronické komunikaci je třeba předchozí implementace informačních a komunikačních technologií a jejich následné udržování. Mezi náklady na elektronickou komunikaci je tedy třeba započítat zejména pořízení počítače, příslušného softwarového vybavení, jeho údržbu, která je spojena typicky s pravidelnými aktualizačními poplatky, a připojení k veřejné datové síti Internet. Je zřejmé, že ačkoliv nejsou náklady na elektronický způsob zanedbatelné, jsou významně nižší než náklady na doručování prostřednictvím České pošty (podrobněji viz [3]).

Osobní doručování

Poslední způsob komunikace, osobním kontaktem, je primárně spojen více s časovými než s přímými finančními náklady. Na druhou stranu, vzhledem k tomu, že mzdové náklady tvoří typicky významnou část výdajů na administrativu, lze i osobní komunikaci přiřadit tímto způsobem finanční náklady nutné na zajištění tohoto typu komunikace v podobě zaplaceného času příslušného úředníka. Právě osobní kontakt je časově nejnáročnějším způsobem komunikace (viz [2]).

Každý z uvedených typů komunikace je tedy jednoznačně spojen s finančními náklady. Z konkrétních výpočtů plyne, že je lze seřadit podle vzrůstající výše finanční náročnosti následovně: elektronická komunikace, osobní kontakt, poštovní komunikace. Porovnání elektronické komunikace a osobního kontaktu do jisté míry závisí na množství příslušné komunikace, přičemž platí, že čím větší množství odeslaných elektronických dokumentů, tím klesá cena na jedno elektronické vypravení a tím se prohlubuje rozdíl mezi elektronickou komunikací a osobním kontaktem.

Výsledky průzkumu

Zkoumaná data vycházejí z údajů vedených v elektronických spisových službách (zákon č. 499/2004 Sb. a vyhláška č. 646/2004 Sb.) implementovaných na obcích s pověřeným obecním úřadem. K dispozici jsou výsledky z 19 obcí, což podle údaje ČSÚ [5] odpovídá přibližně 5 % obcí zmíněné kategorie. Na obrázku 1 jsou znázorněny sumární výsledky procentuálního rozložení tří základních způsobů komunikace. Uvedená tabulka tyto výsledky člení detailnějším způsobem podle kategorii vypravení a podle jednotlivých typů adresátů (zákon č. 300/2008 Sb.).

Obr. 1: Podíl jednotlivých způsobů komunikace
Podíl jednotlivých způsobů komunikace
Obr. 2: Detailní rozložení způsobů komunikace
Detailní rozložení způsobů komunikace
Tabulka: Způsoby doručení zásilek jednotlivým skupinám subjektů ve vybraných obcích s pověřeným obecním úřadem
  Obyčejné zásilky Doporučené zásilky Doporučené zásilky s dodejkou Doporučené zásilky s dodejkou do vlastních rukou Další služby České pošty Osobní doručení (včetně doručení veřejnou vyhláškou) Elektronická komunikace
Fyzické osoby 17,4% 10,6% 7,8% 28,8% 8,6% 20,2% 6,6%
Fyzické osoby podnikající 14,8% 7,9% 5,3% 11,8% 19,2% 32,6% 8,5%
Právnické osoby 19,4% 20,9% 14,5% 6,4% 8,9% 8,9% 20,9%
Instituce veřejné správy 13,3% 22,1% 16,8% 3,8% 19,7% 8,0% 16,4%
Celkem 16,3% 15,4% 11,1% 12,7% 14,1% 17,4% 13,1%

Narůstá elektronická komunikace

Obrázek 1 ukazuje, že u obcí s pověřeným obecním úřadem převládá jednoznačně způsob vypravení prostřednictvím České pošty, což není jistě překvapující zjištění. Nicméně druhý způsob v pořadí není osobní kontakt, jak by se mohlo očekávat, ale elektronická komunikace. Teprve na třetím místě (11 %) je komunikace prostřednictvím osobního předání dokumentu, k níž bylo připočteno též doručení veřejnou vyhláškou, které z hlediska nákladů přípravy dokumentu a vypravení vykazuje podobné vlastnosti.

Náklady na služby pošt jsou u rozpočtových organizací sledovány na položce 5161. Jak bylo uvedeno, jsou náklady na elektronickou komunikaci a na osobní kontakt nižší než náklady na doručování prostřednictvím poštovních služeb. Proto ze získaných výsledků vyplývá, že na příslušných účtech uvedené náklady odpovídají více než 70 % skutečných celkových nákladů na odchozí komunikaci obcí s pověřeným obecním úřadem. Výše nákladů na vypravení elektronického dokumentu výrazně závisí na počtu vypravení v rámci roku [2], a proto nelze obecně stanovit konkrétní procentuální zastoupení výdajů na jednotlivé způsoby komunikace.

Z tabulky plyne, že fyzickým osobám doručují obce s pověřeným obecním úřadem nejvíce doporučených zásilek s dodejkou do vlastních rukou, což je také nejnákladnější standardně využívaná služba České pošty. Naproti tomu fyzickým osobám podnikajícím je nejvíce doručováno osobně. Domníváme se, že tyto výsledky jsou výrazně ovlivněny spojením osobního doručení a veřejné vyhlášky do jedné kategorie, i když případy jednání podnikajících fyzických osob na obcích s pověřeným obecním úřadem často mohou vést právě k osobním jednáním. Není jistě překvapením, že právnickým osobám je ve velké míře doručováno doporučenými dopisy. Je však zajímavé, že stejnou měrou je těmto osobám doručováno též elektronickou cestou.

Znamená to, že rozšíření elektronické komunikace není jen výsadou velkých měst a obcí s rozšířenou působností, ale vůči právnickým osobám je tento způsob hojně používán i obcemi s pověřeným obecním úřadem. Ostatním institucím veřejné správy posílají zmíněné pověřené obecní úřady nejčastěji doporučené zásilky.

Rozložení způsobů komunikace

Celkové rozložení jednotlivých způsobů odesílání zásilek je patrné z posledního řádku uvedené tabulky (viz obrázek 2). Pokud bychom je seřadili sestupně podle příslušných procent, dostaneme následující pořadí:

  1. Osobní doručení (včetně doručení veřejnou vyhláškou)
  2. Obyčejné zásilky
  3. Doporučené zásilky
  4. Další služby České pošty
  5. Elektronická komunikace
  6. Doporučené zásilky s dodejkou do vlastních rukou
  7. Doporučené zásilky s dodejkou

Z tohoto pořadí plyne, že obce s pověřeným obecním úřadem nejvíce doručují osobně nebo veřejnou vyhláškou. Ačkoliv sumárně jsou nejvíce využívány služby České pošty, tak ani jeden ze samostatných způsobů doručování není častější než zmíněné osobní doručení. Možná překvapující je rozsah elektronické komunikace, který je vyšší než míra využití doporučeného dodání s dodejkou do vlastních rukou včetně doporučeného dodání s dodejkou do vlastních rukou výhradně jen pro adresáta (cenově na stejné úrovni) nebo doporučeného dodání s dodejkou. Nejnákladnější způsoby komunikace jsou tak u obcí s pověřeným obecním úřadem nejméně časté.

Jistým problémem v tomto rozboru je položka "další služby České pošty", která zahrnuje cenná psaní, balíky atd. a může být tedy v některých případech ještě nákladnější než zmíněné způsoby odeslání. Na druhou stranu přesnou výši nákladů nelze v tomto případě spolehlivě stanovit, neboť ve spisových službách této kategorie úřadů není zmíněný způsob vypravení blíže identifikovatelný.

Velice zajímavé je zjištění, že mezi jednotlivými způsoby vypravení jsou rozdíly odpovídající pouze přibližně jednomu procentnímu bodu. Neexistuje tedy jednoznačná převaha jednoho způsobu komunikace a jsou v rozsahu 11,1 % až 17,4 % využívány všechny sledované způsoby komunikace.

Závěrem

Prezentovaná studie navazuje na obecný rozbor komunikace městských a obecních úřadů [1], přičemž se soustředí pouze na jednu specifickou kategorii obcí s pověřeným obecním úřadem.

Z výsledků získaných statistickým zpracováním dat evidovaných v elektronických spisových službách platných pro rok 2007 plyne, že v uvedeném období odesílaly zmíněné úřady nejčastěji své zásilky prostřednictvím služeb České pošty, s. p.

Údaje v účetnictví těchto rozpočtových komunikací na položce 5161 tedy odpovídají více než 70 % skutečných celkových nákladů na odchozí komunikaci. Pokud provedeme detailnější rozbor jednotlivých způsobů komunikace, pak nejčastější je pro tuto kategorii obcí osobní doručení a nejméně časté jsou poštovní služby doporučené odeslání s dodejkou.

Elektronický způsob komunikace se nejvíce používá pro doručování právnickým osobám, osobní doručení je nejčastější ve vztahu k fyzickým osobám podnikajícím a pro ostatní typy subjektů jsou nejčastější některé ze služeb České pošty, s. p.

Literatura
  1. T. Lechner: Rozbor komunikace městských a obecních úřadů, Obec a finance 2008, číslo 5.
  2. T. Lechner: Způsoby komunikace ve veřejné správě. Sborník konference Aplikace makroekonomie ve vědeckém zkoumání doktorandů 2006, Praha, VŠE.
  3. T. Lechner: Ekonomika elektronické podatelny. Sborník konference ISSS 2007, Hradec Králové, Triada.
  4. Česká pošta: Ceník služeb. Dostupné na: http://www.cpost.cz/data/psc/cenik.pdf
  5. ČSÚ: Statistika registru. Dostupné na http://www.czso.cz/csu/rso.nsf/i/statistika_registru
  6. M. Kulíšek, L. Čapek, I. Kurtev, T. Lechner: Čárové kódy v informačních systémech městských úřadů. Sborník konference ISSS 2007, Hradec Králové, Triada.

Mgr. Tomáš Lechner, Katedra práva Národohospodářské fakulty, Vysoká škola ekonomická v Praze

TOPlist
TOPlist