K poskytování služeb, analýze návštěvnosti a personalizaci reklamy se využívají soubory cookie. Informace o použití webu mohou být sdíleny s dalšími partnery působícími v oblasti sociálních médií, inzerce a analýz. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace
Solon – elektronická publikace pro pracovníky veřejné správy a návštěvníky knihoven

Rozbor komunikace městských a obecních úřadů

Datum: 23. 2. 2009, zdroj: OF 5/2008, rubrika: Ostatní

Komunikaci lze obecně definovat jako přenos informací od určitého jedince nebo skupiny k jiným [2]. Zkoumání komunikace patří zejména do oblasti sociologie, neboť je základem právě sociálních interakcí, na druhou stranu rozvoj elektronických médií odděluje komunikaci od přímého kontextu sociálních vztahů [2] a působí vznik další pohledů na komunikaci. V tomto příspěvku se soustředíme na rozbor komunikace, který dávají výsledky výzkumu prováděného v oblasti veřejné správy, konkrétně městských a obecních úřadů.

Rozbory komunikace vycházejí z pohledu na dvě komunikující strany, z nichž každá vyvíjí určité úsilí spojené s náklady různého druhu [3]. Nemusí se vždy jednat o náklady v podobě konkrétních finančních výdajů, ale jsou uvažovány též časové náklady atd. Podívejme se nyní na komunikaci z pohledu instituce veřejné správy, která je na jedné straně příjemcem informací od mnoha okolních subjektů a na straně druhé poskytovatelem informací pro mnoho okolních subjektů. Tato komunikace probíhá různými způsoby, přičemž je poměrně zajímavé zmínit, že lze ukázat na základě matematického postupu modelujícího komunikaci jako problém morálního hazardu v týmech., že zisk na obou komunikujících stranách monotónně roste při vzrůstu kongruence, jejíž součástí je i shoda v používání komunikačních prostředků [3]. Z tohoto tvrzení plyne, že v regionech, kde je vysoká počítačová gramotnost obyvatelstva, je výhodné nabízet elektronické komunikační prostředky ve veřejné správě, protože to povede ke snížení nákladů na komunikaci, a naopak.

Komunikace úřadu s okolím se podle směru dělí na příchozí (kdy je úřad příjemcem informací) a odchozí (kdy je úřad poskytovatelem informací), přičemž platí, že příchozí komunikace s sebou typicky přináší nižší finanční náklady než komunikace odchozí. V rámci našeho rozboru se soustředíme na formální komunikaci městských a obecních úřadů, kterou charakterizujeme pomocí základního atributu dokumentů ve spisové službě podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, tedy pomocí čísla jednacího. Celkový pohled na komunikaci tedy zúžíme na tu, jež vstupuje prostřednictvím podatelen a dále se dostává do evidence podacího deníku, a na tu, jež vystupuje z úřadu prostřednictvím výpraven a je tak patřičně zaznamenaná v podacím deníku. Z rozboru tedy vyloučíme telefonickou komunikaci, všechny druhy neformální komunikace atd.

Komunikující subjekty

Na komunikaci se díváme z podhledu jedné komunikující strany, která je v určitém ohledu příjemcem informace a v určitém ohledu poskytovatelem. Druhou komunikující stranou jsou různé subjekty, které budeme kategorizovat na základě zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který bude platit od 1. července 2009 a který zásadné změní způsoby komunikace úřadů ve vztahu k určitým skupinám subjektů. Stane se tak prostřednictvím zavedení systému datových schránek. Zákon č. 300/2008 Sb. rozlišuje následující skupiny subjektů: orgány veřejné moci, fyzické osoby, fyzické osoby podnikající, právnické osoby. Protože zejména mezi první a poslední skupinou existuje z obecného úhlu pohledu neprázdný průnik, je třeba přesně specifikovat, jakou skupinu subjektů do té které pojmenované skupiny zařazujeme.

Orgány veřejné moci jsou podle § 1 citovaného zákona státní orgány, orgány územních samosprávných celků, Pozemkového fondu ČR a jiných státních fondů, zdravotních pojišťoven, Českého rozhlasu, České televize, samosprávných komor zřízených zákonem, notářů a soudních exekutorů. Fyzickou osobou rozumíme občany České republiky nebo jiných států, kteří se na územní ČR trvale zdržují. Přičemž tato osoba může být též fyzickou osobou podnikající, ale řadíme ji stále mezi fyzické osoby, pokud se konkrétní komunikace v daném okamžiku týká věci s podnikáním nesouvisející. Fyzická osoba podnikající typicky vlastní živnostenské oprávnění. Z předchozího plyne, že pokud např. pan A má živnostenské oprávnění a během námi studovaného období komunikuje s veřejnou správou jednou ve věci související s jeho podnikáním a jednou ve věci nesouvisející, pak v našich výzkumech bude vystupovat jako dva naprosto samostatné subjekty. Právnické osoby jsou dle § 5 citovaného zákona zejména všechny právnické osoby zřízené zákonem, zapsané v obchodním rejstříku a organizační složky podniků zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, které zároveň nepatří mezi orgány veřejné moci.

Způsoby komunikace

Způsoby komunikace mohou být velice rozličné, nicméně pokud se soustředíme pouze na námi zkoumanou oblast komunikace zaznamenané v podacím deníku úřadu, můžeme tyto způsoby kategorizovat opět na základě několika zákonů. Protože jsme se ve svém výzkumu zaměřili na období roku 2007, budeme nyní uvažovat legislativní situaci odpovídající tomuto období a nebudeme zohledňovat nové způsoby komunikace zaváděné zákonem č. 300/2008 Sb. Vycházíme tedy zejména ze zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, zákona č. 29/2000 Sb., o poštovních službách, a dalších zákonů (např. o správě daní a poplatků, o archivnictví a spisové službě). Protože nás zajímá také finanční stránka komunikace, definujeme následující 3 skupiny, které dále ještě detailně rozdělíme na kategorie a dostaneme tak sedm výsledných zkoumaných kategorií komunikace.

První skupinou je komunikace pomocí držitele poštovní licence, čímž rozumíme zejména Českou poštu, s. p. Tuto skupinu rozdělíme na pět kategorií, které odpovídají ceníku základních a doplňkových služeb [1]. Výsledné kategorie jsou tedy obyčejná pošta, doporučená pošta, doporučená pošta s dodejkou, doporučená pošta s dodejkou do vlastních rukou a další služby České pošty. Mezi další služby České pošty zahrnujeme méně obvyklou komunikaci ve smyslu posílání balíků, cenných psaní, mezinárodních doručenek atd.

Druhou skupinou jsou takové způsoby komunikace, které nejsou spojené s náklady na doručování, tj. osobní doručení, doručení veřejnou vyhláškou, ústní podání do protokolu atd. Do této skupiny nezahrnujeme doručení za pomoci technických prostředků. I když dle zákona č. 500/2004 Sb. musí být obsah úřední desky zveřejněn též způsobem umožňujícím dálkový přístup, řadíme doručení veřejnou vyhláškou do druhé skupiny, neboť elektronický způsob zde není primární. Naproti tomu právě třetí skupinu způsobů komunikace tvoří elektronické druhy. Jsou jimi zejména elektronická pošta (ať již se zaručeným elektronickým podpisem nebo bez něj), fax a další technické prostředky. Tyto způsoby nebývají spojeny s přímými finančními náklady na jednotlivé doručení, ale vyžadují prvotní investice do vybavení úřadu technickými prostředky pro zajištění daného způsobu.

Výsledky výzkumu

Komunikaci městských a obecních úřadů s okolím jsme zkoumali za pomoci statistických výsledků poskytovaných elektronickými spisovými službami. Náhodný výběr těchto úřadů byl tedy do jisté míry ovlivněn tímto kritériem, tzn. implementací elektronické spisové služby před 1. 1. 2007, aby bylo možné získat sumární výsledky za celý rok 2007. Domníváme se však, že toto kritérium nezkresluje námi prezentované výsledky, na které má dle našeho názoru větší vliv velikost úřadu a pak zejména rozsah výkonu přenesené působnosti (obce s pověřeným obecním úřadem, obce s rozšířenou působností). Protože v současné době máme údaje z 21 obcí ČR (6 obcí s rozšířenou působností, 3 obce s pověřeným obecním úřadem, 12 obcí), budeme zde prezentovat sumární výsledky za celou oblast územně samosprávných celků pomocí prostého průměru získaných hodnot. Původně jsme uvažovali o váženém průměru buď s váhou danou počtem obcí v dané kategorii, nebo s váhou danou celkovým množstvím přijímaných a odesílaných zásilek. Protože však tyto váhy působí proti sobě, rozhodli jsme se v prvním přiblížení pro prostý průměr.

Dále se zaměříme zejména na údaje pro odchozí komunikaci, která je spojena s jednoznačně identifikovatelnými finančními náklady na doručování. Získané výsledky jsou přehledně shrnuty v následujících tabulkách:

Tab. 1: Procentuální zastoupení skupin subjektů v jednotlivých kategoriích doručování
  Fyzické osoby Fyzické osoby podnikající Právnické osoby Instituce veřejné správy Neidentifikovatelné adresy
Obyčejné zásilky 31,9 % 9,1 % 27,0 % 31,7 % 0,2 %
Doporučené zásilky 12,9 % 3,1 % 29,1 % 54,9 % 0,0 %
Doporučené zásilky s dodejkou 18,0 % 3,6 % 24,1 % 54,2 % 0,0 %
Doporučené zásilky s dodejkou do vlastních rukou 75,3 % 10,6 % 7,2 % 6,9 % 0,0 %
Další služby České pošty 11,4 % 3,2 % 20,7 % 64,6 % 0,0 %
Bez přímých nákladů na doručení (osobně, veřejnou vyhláškou atd.) 26,2 % 21,6 % 10,7 % 40,2 % 1,3 %
Technické prostředky (elektronická pošta, fax atd.) 11,6 % 2,0 % 24,8 % 55,9 % 5,7 %
Tab. 2: Procentuální zastoupení kategorií doručení jednotlivým skupinám subjektů
  Obyčejné zásilky Doporučené zásilky Doporučené zásilky s dodejkou Doporučené zásilky s dodejkou do vlastních rukou Další služby České pošty Bez přímých nákladů na doručení Technické prostředky (elektronická pošta, fax ard.)
Fyzické osoby 20,2 % 8,5 % 7,3 % 38,2 % 2,2 % 19,0 % 4,5 %
Fyzické osoby podnikající 18,6 % 7,2 % 5,1 % 15,8 % 7,9 % 42,8 % 2,5 %
Právnické osoby 21,1 % 23,7 % 12,1 % 5,0 % 7,9 % 11,5 % 18,6 %
Instituce veřejné správy 13,8 % 21,4 % 13,0 % 2,5 % 17,6 % 11,1 % 20,6 %

Diskuse

Z tab. 1 plyne, že obyčejné zásilky jsou podobnou měrou posílány fyzickým osobám, institucím veřejné správy a právnickým osobám. Doporučené zásilky s dodejkou i bez dodejek jsou zasílány zejména institucím veřejné správy, méně pak právnickým a fyzickým osobám. Doporučené zásilky s dodejkou do vlastních rukou, tj. prakticky finanční nejnákladnější způsob doručování, vyjmeme-li mnohem méně časté posílání balíků a cenných psaní, je využíván ze 75 % pro komunikaci s fyzickými osobami, které však na základě zákona č. 300/2008 Sb. nebudou povinně zapojeni do systému datových schránek. Přepokládané úspory plynoucí ze zavedení elektronické komunikace ve veřejné správě a vůči právnickým osobám se budou tedy týkat zejména nahrazení obyčejných zásilek, doporučených zásilek, doporučených zásilek s dodejkou a dalších služeb české pošty. Pro posledně jmenovanou kategorii to však nemusí platit zcela, neboť využití balíků a cenných psaní může spadat mimo podmínku pro využití elektronického způsobu definovanou v citovaném zákoně slovy: "umožňuje-li to povaha dokumentu".

Pokud se v současné době využívají technické prostředky pro komunikaci, pak se tak děje ve vztahu s institucemi veřejné správy (56 %) a právnickými osobami (25 %). V této skupině je také v databázích spisových služeb nejvíce neúplných adres, které se nedají přiřadit do žádné z námi určených skupin subjektů a proto je označujeme "neidentifikovatelné adresy".

Tab. 2 potvrzuje, že fyzickým osobám se doručuje nejčastěji prostřednictvím České pošty za využití služby doporučené zásilky s dodejkou do vlastních rukou, druhé v pořadí jsou obyčejné zásilky a třetí osobní doručení. Fyzickým osobám podnikajícím je doručováno zejména způsoby, které nejsou spojeny s přímými náklady na doručení, tedy osobně nebo veřejnou vyhláškou. Tato skutečnost plyne pravděpodobně z toho, že většina těchto osob přichází do styku s městskými a obecními úřady při vyřizování živnostenských oprávnění, kde může převažovat osobní komunikace, anebo jsou účastníky takových správních řízení, kde se z důvodu počtu účastníků doručuje veřejnou vyhláškou.

Právnickým osobám jsou nejvíce zasílány doporučené zásilky (24 %), na druhém místě jsou obyčejné zásilky (21 %) a na třetím technické prostředky (19 %). Z uvedených hodnot je patrné, že nejsou příliš výrazné rozdíly v míře využití jmenovaných třech prostředků doručování právnickým osobám. Institucím veřejné správy je doručováno nejčastěji prostřednictvím doporučených zásilek, jen o málo méně častým způsobem jsou technické prostředky. Třetí v pořadí je využití dalších služeb České pošty, které v tomto případě znamená nejčastěji cenná psaní.

Závěr

Ukázali jsme, že v oblasti městských a obecních úřadů je fyzickým osobám doručováno nejvíce způsobem doporučeně s dodejkou do vlastních rukou, fyzickým osobám podnikajícím osobně nebo jiným způsobem bez přímých nákladů na doručování, právnickým osobám přibližně stejnou měrou doporučeně, obyčejně a pomocí technických prostředků a institucím veřejné správy přibližně stejnou měrou doporučeně a pomocí technických prostředků. Pro komunikaci mezi orgány veřejné moci jsou také výrazně, oproti komunikaci městských a obecních úřadů s jinými subjekty, využívány další služby České pošty jako jsou zejména cenná psaní. Tyto výsledky byly získány statistickým zpracováním dat evidovaných v elektronických spisových službách v roce 2007. Uvedený výzkum dále pokračuje a přepokládáme, že v jeho závěru bychom měli být schopni samostatně charakterizovat každou skupinu orgánů územních samosprávných celků podle rozsahu výkonu přenesené působnosti.

Literatura

  1. Česká pošta (2008): Ceník služeb. Dostupné na http://www.cpost.cz/data/psc/cenik.pdf
  2. Giddens, A. (1999): Sociologie, v překladu J. Jařaba. Praha: Argo.
  3. Lechner, T. (2006): Způsoby komunikace ve veřejné správě. Sborník konference "Aplikace makroekonomie ve vědeckém zkoumání doktorandů". Praha: VŠE.
  4. Lechner, T. (2007): Ekonomika elektronické podatelny. Sborník konference ISSS Hradec Králové. Praha: Triada.

Mgr. Tomáš Lechner, Katedra práva Národohospodářské fakulty Vysoké školy ekonomické v Praze

TOPlist
TOPlist