Benchmarking ve městech a obcích
Rčení „co nejde měřit, nejde ani řídit“ platí jak v soukromém sektoru, tak ve veřejné správě. Pokud obce a města chtějí efektivně řídit své služby a činnosti, potřebují mít k dispozici relevantní a spolehlivé informace o jejich výkonnosti. Tyto informace jim mohou poskytnout benchmarkingová porovnání a studie.
Benchmarking je proces porovnávání vlastních výkonnostních ukazatelů s ukazateli jiných organizací nebo entit. Cílem benchmarkingu je identifikovat oblasti, kde je možné zlepšit výkonnost.
Benchmarking ve městech a obcích může být použit pro různé účely, například pro porovnání výkonnosti:
- jednotlivých obcí nebo měst
- obcí nebo měst v rámci jednoho kraje nebo regionu
- obcí nebo měst v rámci České republiky
- obcí nebo měst v rámci mezinárodního měřítka
Benchmarking má řadu výhod pro obce a města, zejména poskytuje objektivní informace o výkonnosti municipalit, a to komplexně či dle vybraných hledisek. Dále identifikuje oblasti, kde je možné výkonnost zlepšovat a získává inspiraci od jiných organizací nebo entit. Využití benchmarkingu zároveň cíleně vede ke zvýšení konkurenceschopnosti.
Existuje několik různých metod benchmarkingu, které mohou být použity ve městech a obcích. Mezi nejčastější metody patří:
- Srovnávací benchmarking je nejjednodušší metodou benchmarkingu. Spočívá v porovnání vlastních výkonnostních ukazatelů s ukazateli jiných organizací nebo entit, které jsou podobné.
- Procesní benchmarking se zaměřuje na srovnání procesů, které jsou používány k poskytování služeb nebo realizaci činností. Cílem procesuálního benchmarkingu je identifikovat oblasti, kde je možné procesy zlepšit.
- Strategický benchmarking se zaměřuje na srovnání celkové strategie organizace nebo entity. Cílem strategického benchmarkingu je identifikovat oblasti, kde je možné strategii zlepšit.
- Komparativní benchmarking je kombinací srovnávacího a procesního benchmarkingu. Cílem komparativního benchmarkingu je identifikovat oblasti, kde je možné zlepšit jak výkonnost, tak procesy.
V České republice existují různé organizace a instituce, které poskytují benchmarkingové služby pro obce a města. Mezi nejvýznamnější patří:
- Ministerstva (např. Ministerstvo pro místní rozvoj, Ministerstvo práce a sociálních věcí atp.)
- Svaz měst a obcí České republiky
- Benchmarkincová iniciativa 2005 (VCVSČR o.p.s.)
- Asociace krajů České republiky
Tyto organizace a instituce se zabývají benchmarkingovými studiemi zaměřenými na různé oblasti, jako jsou například: Efektivní veřejné finance, Porovnání procesů a úkonů v rámci vykonávaných agend státní správy a samosprávy, Kvalita služeb, Sociální dopad nebo Vliv na životní prostředí.
Benchmarking je důležitým nástrojem pro obce a města, které chtějí efektivně řídit své služby a činnosti. Poskytuje jim objektivní informace o výkonnosti, které jim mohou pomoci identifikovat oblasti, kde je možné zlepšit.
Obcím a městům, které chtějí využívat benchmarking, doporučujeme následující postup:
- Vytvořte si jasnou strategii benchmarkingu
- Vyberte si vhodnou metodu benchmarkingu
- Najděte si spolehlivého partnera pro benchmarking
- Získejte podporu od vlastní politické reprezentace
Nezapomeňte, že benchmarking je pro obce a města cenným nástrojem pro zlepšení výkonnosti a dosahování svých cílů.
Benchmarking obcí s rozšířenou působností
Praktickým příkladem je Benchmarkingová iniciativa 2005 (BI 2005), což je neformální sdružení obcí s cílem zvyšovat kvalitu a efektivnost prostřednictvím benchmarkingového porovnávání a výměny informací, zkušeností a dobrých praxí.
V roce 2023 je do projektu zapojeno 86 obcí s rozšířenou působností, jejichž zástupci pracují v 5 paralelních pracovních skupinách, členěných dle počtu obyvatel v ORP, a specializované pracovní skupině Finance.
Členská města BI 2005 se porovnávají téměř v 60 agendách – oblastech výkonu zejména přenesené působnosti, provozních a finančních agend, ale také vybraných agend samostatné působnosti. Projekt dále pracuje se 14 finančními agendami, jejichž data se generují ze systému Monitor MF ČR. Sleduje se více než 900 vstupních údajů a vyhodnocuje se téměř 700 poměrových ukazatelů. Benchmarkingové porovnávání provádí on-line databázový software, který má celou řadu funkcí, umožňujících zapojeným obcím vkládat data, provádět výběry dle stovek kritérií a jejich kombinací, dále modelování, optimalizaci apod. Rozsáhlá datová základna v softwarové aplikaci, která nyní obsahuje data již za období 18 let – celkem téměř 1 milión údajů – je průběžně využívána k tvorbě analýz konkrétních agend nebo souboru agend, celkových nebo na míru úřadu.
Na jednáních pracovních skupin jsou systematicky projednávány výsledky porovnávání a analýz, diskutována aktuální témata a prezentovány dobré praxe měst. Dále jsou organizována setkání odborníků zaměřená na konkrétní oblasti výkonu přenesené a samostatné působnosti, kde se setkávají specialisté na konkrétní agendy a systematicky pracují s výsledky porovnávání a analýz a vyměňují si aktuální informace, zkušenosti a dobré praxe.