Zastoupení zadavatele v zadávacím řízení dle zákona o veřejných zakázkách

31. 1. 2008 OF 5/2007 Veřejné zakázky

Každý z veřejných zadavatelů, jež je povinen při zadávání veřejné zakázky postupovat dle zákona č. 137/2006 Sb., zákona o veřejných zakázkách, realizuje zadávací řízení prostřednictvím osoby, kterou lze pro potřeby tohoto příspěvku nazvat jako osobu pověřenou zadavatelskými činnostmi.

Tato osoba, na základě zmocnění zadavatele v podobě udělené plné moci, popř. zákonného zmocnění, činní veškeré procesní úkony buď jménem svým nebo jménem zadavatele a na jeho účet. Zadavatel je oprávněn zvolit jednu ze dvou možností, jež mu zákon o veřejných zakázkách umožňuje.

Primárně je oprávněn organizaci zadávacího řízení zajišťovat prostřednictvím vlastních zaměstnanců (aktivuje tak vlastní prostředky). V opačném případě, kdy nedisponuje potřebným personálem, ať již z časových důvodů, z důvodů absence potřebných znalostí problematiky zadávání veřejných zakázek, popřípadě z jiných důvodů, může využít možnosti v podobě zákonného institutu zastoupení zadavatele v řízení dle § 151 zákona o veřejných zakázkách.

Podle tohoto ustanovení je zadavatel oprávněn nechat se při výkonu práv a povinností, souvisejících se zadávacím řízením, zastoupit jinou osobou (právnickou či fyzickou). Zákon v tomto případě omezuje výběr takové osoby pouze pro případ její možné zainteresovanosti na veřejné zakázce. Osoba zástupce musí výslovně splňovat požadavek nepodjatosti a nesmí se účastnit příslušného zadávacího řízení v pozici uchazeče či zájemce (potenciálního dodavatele) o veřejnou zakázku. Co je myšleno v tomto případě možnou podjatostí odvozujeme z ustanovení § 74 odst. 7 zákona o veřejných zakázkách. Osoba zástupce zadavatele, jež realizuje zadávací řízení se zejména nesmí podílet na zpracování nabídek, nesmí mít osobní zájem na zadání veřejné zakázky a s uchazeči ji nesmí spojovat osobní ani pracovní či jiný obdobný poměr. Důvodem je zcela zřetelná možnost střetu zájmů, jež by se mohla odrazit v nadržování a zvýhodňování sebe sama nebo jiných osob.

Plná moc a její možnosti

Zastoupení je v praxi nutné realizovat prostřednictvím udělení písemné plné moci k tomu, aby zmocněnec zastupoval zmocnitele, jednal jeho jménem a činil za něj veškeré právní úkony a činnosti související se zadávacím řízením. V průběhu zadávacího řízení bude zmocnitel plnou moc předkládat různým subjektům, proto se doporučuje vyhotovit ji ve vícero stejnopisech.

Zadavatel je při udělování plné moci povinen respektovat § 151 odst. 2 zákona o veřejných zakázkách, z něhož je patrné, že rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, rozhodnutí o vyloučení dodavatele z účasti na zadávacím řízení, rozhodnutí o zrušení řízení a rozhodnutí o způsobu vyřízení námitek je ve výhradní kompetenci zadavatele a zadavatel tak k těmto úkonům zmocnitele zmocnit nemůže. Výše uvedená rozhodnutí budou vždy podepsána osobou zadavatele.

I v případě, kdy dojde k tomu, že se zadavatel nechá zastoupit třetí osobou, nezbavuje se zadavatel případné odpovědnosti zadavatele za dodržování zákona o veřejných zakázkách. Z takto udělené plné moci by mělo především vyplývat, že uvedený zmocnitel uděluje zmocněnci plnou moc k tomu, aby zmocněnec zastupoval zmocnitele, jednal jeho jménem a činil za něj níže uvedené právní úkony a činnosti související s provedením zadávacího řízení na nadlimitní či podlimitní veřejnou zakázku, jež bude uvedena pod konkrétním názvem nebo chcete-li označením.

Oprávnění zmocněnce

V plné moci by mělo být uvedeno, že jmenovaný zmocněnec je oprávněn v souvislosti s uvedeným zadávacím řízením vykonat jménem zmocnitele veškeré úkony, které jsou nezbytné nebo vhodné k řádnému provedení zadávacího řízení a to i tehdy, je-li k tomu podle právních předpisů zapotřebí zvláštní plné moci. V rámci plné moci by měl být zmocněnec oprávněn zejména k vedle uvedeným úkonům.

Jedním z častých důvodů, proč zadavatelé volí možnost zastoupení zadavatele třetí osobou a obrací se na specializované firmy je ten, že tímto způsobem zadavatel získá potřebné know-how k realizaci zadávacího řízení a hlavně časovou úsporu plynoucí s outsourcingu. Navíc také získá kompletní, flexibilní a rychlou realizaci zadávacího řízení, záruky a garance za správně provedené výběrové řízení, jež bude plně transparentní a profesionální, neboť bude vykonáváno třetí nezaujatou osobou.

V praxi je vždy vhodné regulovat písemnou smlouvou smluvní vztah mezi zadavatelem a osobou pověřenou zadavatelskými činnostmi. Smlouva bude vzhledem k okolnostem a smluvním subjektům uzavírána dle § 261 odst. 2 zákona č. 513/1991 Sb., obchodního zákoníku v obchodně právním režimu. Z velkého množství druhů smluv se jako vhodné zdají být smlouvy příkazního typu. V praxi se upřednostňuje především smlouva mandátní.

V rámci plné moci by měl být zmocněnec oprávněn zejména k uvedeným úkonům, jež plní jménem zmocnitele

  • vypracování a zajištění uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, popřípadě k zaslání výzev k podávání nabídek,
  • tvorba, zajištění, rozeslání a předání zadávací dokumentace všem zájemcům a uchazečům,
  • komunikovat za zadavatele se všemi dotčenými veřejnoprávními institucemi,
  • zajištění odpovědí na dotazy uchazečů k zadávací dokumentaci ve spolupráci se zmocnitelem,
  • přijímání a zabezpečení obálek s nabídkami, včetně vypracování seznamu doručených nabídek,
  • vyrozumění členů hodnotící komise a jejich náhradníků o jednání hodnotící komise a termínu otevírání obálek,
  • přijímání jistot uchazečů k plnění povinností vyplývajících z účasti v zadávacím řízení a jejich uvolnění,
  • zaslání rozhodnutí zadavatele o vyloučení uchazečům, kteří byli vyloučeni ze zadávacího řízení,
  • zaslání žádosti o vysvětlení nabídky, popř. zdůvodnění mimořádně nízké nabídkové ceny
  • zajištění vyhodnocení podaných nabídek včetně vyhotovení příslušných protokolů a zpráv,
  • zaslání rozhodnutí zadavatele o přidělení veřejné zakázky vítěznému uchazeči a zbývajícím uchazečům,
  • zajištění uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení na IS VZ US, příp. Věstníku Evropské unie,
  • jakož i dalším právním úkonům nezbytným pro úspěšné provedení výběrového řízení.

Martin Budiš, autor je studentem právnické fakulty a působí jako manažer veřejných zakázek