K poskytování služeb, analýze návštěvnosti a personalizaci reklamy se využívají soubory cookie. Informace o použití webu mohou být sdíleny s dalšími partnery působícími v oblasti sociálních médií, inzerce a analýz. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace
isss.online

Identifikace požadované informace

(Vyřizování žádosti o informace 3.)

Datum: 2. 11. 2020, zdroj: OF 2–3/2020, rubrika: Legislativa

Povinné subjekty podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „informační zákon“) se často se znalosti věcí, které patří do jejich působnosti, zamýšlí nad tím, jaké informace vlastně žadatel požaduje. Správné posouzení přitom předurčuje další postup povinného subjektu při vyřizování žádosti o informace.

Radka Hasil Edelmannová
Radka Hasil Edelmannová
Václav Těžký
Václav Těžký

Identifikace požadovaných informací je v mnoha případech jednoduchou záležitostí. V praxi však často dochází k situacím, kdy posouzení žádosti vyžaduje vyšší úsilí a složitější úvahy. Při posuzování žádosti totiž dochází ke střetu představy žadatele vtělené do textu žádosti se znalostmi a schopnostmi povinného subjektu se s touto představou vypořádat.

Žadatel má z povahy věci vždy za to, že jeho žádost je jasná a že nemůže vyvolávat pochybnosti ohledně jejího výkladu. Oproti tomu povinné subjekty disponují konkrétními informacemi a zkušenostmi, které je do jisté míry limitují při snaze identifikovat některé informace.

Někdy dochází také k tomu, že povinné subjekty jsou „zatíženy“ zkušenostmi s konkrétním žadatelem a jeho přístupem. V těchto situacích může dojít k nesprávnému posouzení obsahu žádosti a následnému nesprávnému postupu při vyřizování žádosti o informace.

Cíl posouzení obsahu žádosti o informace

Posouzení každé žádosti o informace ze strany povinného subjektu má vždy směřovat k identifikaci toho, co žadatel požaduje, čeho se domáhá. Výsledek identifikace požadovaných informací by měl být vždy objektivně určený. Není zde prostor pro účelový výklad žádosti popírající to, co žadatel ve své žádosti píše.

Ke správnému posouzení obsahu žádosti a získání objektivní identifikace požadovaných informací může pomoci úvod žádosti, ve kterém žadatelé často poukazují na určitou situaci, ke které vztahují svou žádost. Zpravidla se jedná o jednání rady nebo zastupitelstva, schůzku, která se měla uskutečnit, konkrétní akci realizovanou povinným subjektem nebo o osobní zkušenost žadatele o informace. V takových případech se posouzení obsahu žádosti, a tedy identifikace požadovaných informací řídí zpravidla tímto úvodem, ke kterému žadatelé vztahují svou žádost o informace.

V některých případech neobsahují žádosti o informace úvodní vhled do problematiky, ale obsahují odůvodnění žádosti o informace, které nalezneme za vymezením požadovaných informací. Zde je nutné poukázat na to, že žádosti o informace nemusí být podle informačního zákona odůvodněny. Jedná se pouze o dobrou vůli žadatele, že tak učiní, případně o jeho prozíravost, která usnadní povinným subjektům správnou identifikaci požadovaných informací. Z takového odůvodnění může povinný subjekt čerpat informace o tom, proč žadatel žádá o konkrétní informace a přiblížit mu alespoň oblast, ve které má požadované informace vyhledávat. Na druhou stranu se může jednat o odůvodnění, které se sice vztahuje k požadovaným informacím, ale nijak je blíže nespecifikuje.

Ke správné identifikaci informací tak může, ale nemusí pomoci odůvodnění žádosti. Pokud pomůže, pak se pro povinný subjekt jedná o něco, čeho se může dovolávat v situaci, kdy se žadatel brání proti postupu povinného subjektu stížností. Pokud totiž žadatel sám nasměruje povinný subjekt do určité oblasti, pak se nemůže účinně dovolávat toho, že povinný subjekt při posuzování žádosti pochybil. Je to totiž žadatel o informace, který určuje požadované informace a zodpovídá za tuto identifikaci. V této souvislosti upozorňujeme na to, že případné potvrzení postupu povinného subjektu při vyřizování žádosti o informace nebrání žadateli v tom, aby podal novou žádost, ve které buďto lépe specifikuje svůj požadavek, případně naváže na získané informace a bude požadovat další, související informace.

Na co si dát pozor při posuzování obsahu žádosti?

Při posuzování obsahu žádosti je nutné se vyvarovat účelovému výkladu, a to v návaznosti na chyby, ke kterým dochází při formulaci žádosti. Na tomto místě uvádíme, že máme na mysli zejména formální chyby.

Konkrétně se jedná o situace, kdy žádost o informace obsahuje zjevný překlep. Jako příklad lze uvést požadavek na poskytnutí kopie „knigy jízd“. Ačkoliv je zjevné, že slovo „kniga“ neexistuje, resp. nemá v českém jazyce odpovídající význam, z povahy věci se jedná o knihu jízd.

Dále se může jednat o nesoulad pojmů použitých v žádosti o informace se „skutečností“. Jedná se např. o případy, kdy je žadatelem požadováno „stanovisko“, ale ve skutečnosti se jedná o „posouzení“ nebo o „hodnocení“.

Také lze zmínit situaci, kdy je žadatelem požadována informace v konkrétní formě, avšak kdy povinný subjekt disponuje touto informací v jiné formě (např. žadatel požaduje záznam z jednání zaznamenaný na listině, ale záznam bude ve skutečnosti pouze v elektronické formě). Ve všech těchto případech je žádost posuzována podle svého obsahu, tj. ve vztahu k záznamu jako takovému, a to bez ohledu na jeho formu.

Pozor si je nutné dát také na situace, ve kterých žadatel požaduje informace, které povinný subjekt nemá, ale má informaci obdobnou té, která je požadována. V takových případech (byť zcela výjimečně) je dle názoru Nejvyššího správního soudu (NSS 9 As 257/2017[1]) nutné sdělit tuto skutečnost žadateli, aby mohl svou žádost korigovat.

Výzva k upřesnění žádosti jako způsob identifikace informací, které žadatel požaduje

Asi nejsložitější situace nastává v případech, kdy povinný subjekt není přes všechny snahy schopen porozumět obsahu žádosti. V takových případech lze hovořit o obsahové vadě žádosti. V praxi se rozlišují tři případy obsahových vad žádosti:

  1. Nesrozumitelná žádost: Z jejího textu nelze vůbec zjistit její obsah, tj. čeho se žadatel domáhá, příp. obsah nedává žádný význam; příkladem nesrozumitelnosti může být žádost napsaná rukou, kdy nelze tento rukopis přečíst, žádost napsaná v cizím jazyce nebo žádost napsaná cizincem, který téměř neumí česky (to vše samozřejmě za podmínky, že z žádosti lze vyčíst alespoň to, že se jedná o žádost dle informačního zákona);
  2. Neurčitá (nepřesná) žádost: Samotný text žádosti je srozumitelný, avšak vymezení požadované informace je učiněno natolik nepřesně, že neumožňuje jednoznačně identifikovat předmět požadovaných informací (nelze určit oblast, jíž by se měly týkat); neurčitou žádostí může být taková žádost, která obsahuje pojem, který má více významů, přičemž ze zbytku žádosti nelze význam použitého pojmu zjistit, nebo jsou požadovány informace o aktivitě obce, která není dostatečně specifikována, např. alespoň datem, řešenou materií nebo okruhem osob, které se dané aktivity zúčastnily;
  3. Příliš obecně formulovaná žádost: Předmět požadovaných informací z žádosti vyplývá, avšak vzhledem k obecné formulaci nemůže povinný subjekt zcela identifikovat veškeré konkrétní informace, které se předmětu žádosti týkají a které bude muset vyhledat. Příliš obecně formulovaná žádost by mohla být např. žádost o poskytnutí všech informací o činnosti obce (zde uvádíme, že nelze vyloučit situace, kdy žadatel bude skutečně požadovat informace o veškeré činnosti obce, např. za určité období – v těchto případech se však nabízí využití institutu úhrady nákladů za mimořádně rozsáhlé vyhledání informací podle § 17 informačního zákona), případně situace, kdy bude žadatel požadovat poskytnutí rozhodnutí a kdy ze zbytku žádosti nebude zjevné, jaké nebo jaká konkrétní rozhodnutí má na mysli, případně za jaké období. Naopak o příliš obecně formulovanou žádost nepůjde v situaci, kdy je požadováno velké množství informací a povinný subjekt je schopen jednoznačně určit obsah a rozsah žádosti.

Uvedené tři typy obsahových vad se vzájemně vylučují. To znamená, že nesrozumitelná žádost nemůže být současně neurčitá nebo příliš obecně formulovaná žádost a naopak. Může však nastat např. situace, kdy část žádosti bude formulována příliš obecně a zbylá část žádosti bude neurčitá.

Pokud je žádost nesrozumitelná, neurčitá nebo příliš obecně formulovaná, je nutné učinit vůči žadateli výzvu k upřesnění žádosti, a to do 7 dnů ode dne doručení žádosti. Podle konkrétního důvodu by povinný subjekt měl vysvětlit to, v čem považuje žádost za obsahově vadnou, případně pokud si vykládá žádost více způsoby, sdělit žadateli také tyto způsoby výkladu, u kterých dá žadateli na výběr. Tímto může žadatele navést na identifikaci požadovaných informací, které odpovídají reálné situaci u povinného subjektu.

Neupřesní-li žadatel svou žádost do 30 dnů ode dne doručení výzvy, povinný subjekt vydá rozhodnutí o odmítnutí žádosti. V opačném případě je povinen žádost vyřídit způsobem stanoveným informačním zákonem.

K uvedenému je nutné dodat, že pokud povinný subjekt shledá obsahovou vadu žádosti, avšak nevyzve žadatele k upřesnění žádosti, jde tato skutečnost k jeho tíži. Od této situace je na druhou stranu nutné odlišovat situace, kdy je žádost pro povinný subjekt obsahově bezvadná, ale po zaslání odpovědi žadateli tento uvede, že požadoval jiné informace. K tomu Nejvyšší správní soud (NSS 9 As 124/2016[2]) uvedl, že „Formulace žádosti o informace je věcí žadatele. Netrpí-li žádost o informace nedostatky, které by bránily jejímu posouzení, není úkolem povinného subjektu, aby se snažil žádost nějakým způsobem domýšlet či přetvářet. Případné nedostatky žádosti, které však nebrání jejímu posouzení, jdou na vrub samotného žadatele.“

Specifické situace podané žádosti o informace

Informační zákon neomezuje žadatele, pokud jde o množství podaných žádostí o informace. Žadateli tak nic nebrání tomu, aby v jeden den nebo v několika dnech po sobě podal více žádostí o informace, které spolu mohou, ale nemusí obsahově souviset. Takový přístup žadatele může (ale nemusí) souviset např. se snahou zahltit povinný subjekt větším množstvím žádostí o informace, případně může být veden snahou vyhnout se požadavku na úhradu nákladů za poskytnutí informace, kterou může povinný subjekt požadovat na základě § 17 informačního zákona. Povinný subjekt v takových případech není povinen vyřizovat každou žádost samostatně, ale může přistoupit ke spojení vyřizování žádostí o informace stejného žadatele. To zejména s ohledem na zásadu hospodárnosti stanovenou v zákoně č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů. O spojení vyřizování žádostí o informace se nevydává žádné usnesení ani není nutné o tomto úkonu žadatele informovat před poskytnutím informace nebo před vydáním rozhodnutí o odmítnutí žádosti.

Informační zákon nebrání žadateli vzít podanou žádost zpět. Ani v tomto případě nevydává povinný subjekt žádné usnesení, ale v souladu s pravidly pro vedení spisové služby takovou žádost vyřídí založením.

Rovněž se může stát, že žadatel podá obsahově totožnou žádost znovu. Způsob vyřízení bude záviset na tom, zda na předchozí žádost byly informace poskytnuty či nikoliv. Zatímco v prvním případě lze odkázat na již poskytnuté (a zveřejněné) informace, případně rozhodnout o odmítnutí žádosti, ve druhém případě bude nutné opětovně žádost posoudit a pokud již nebudou dány podmínky pro odmítnutí žádosti, informace poskytnout. V opačném případě bude nutné opětovně vydat v zásadě obsahově totožné rozhodnutí jako u první žádosti s doplněním, že v mezidobí nedošlo k žádné změně skutkového a právního stavu.

Závěr

Správná identifikace požadovaných informací je klíčová pro zvolení konkrétního postupu vyřízení žádosti o informace. Povinné subjekty by tak měly přistupovat k posouzení obsahu žádosti zodpovědně, pečlivě a objektivně. Povinné subjekty by se měly vyvarovat zejména zaujatému postoji vůči žadateli a tvůrčímu překrucování jeho požadavků.

V případě, že povinný subjekt i přes veškeré úsilí nedokáže žádosti o informace porozumět, doporučujeme, aby žadatele vyzval k upřesnění žádosti. Pokud by tak totiž neučinil a žadatel by se v důsledku nespokojenosti se způsobem vyřízení jeho žádosti bránil stížností nebo odvoláním, nemohl by se povinný subjekt v dalším řízení bez dalšího účinně dovolávat, že žádosti neporozuměl.

Poznámky

  1. Rozsudek Nejvyššího správního soudu ze dne 28. 11. 2018, č. j. 9 As 257/2017-46.
  2. Rozsudek Nejvyššího správního soudu ze dne 14. 7. 2016, č. j. 9 As 124/2016-42.

Mgr. Václav Těžký, Krajský úřad Moravskoslezského kraje

TOPlist
TOPlist