K poskytování služeb, analýze návštěvnosti a personalizaci reklamy se využívají soubory cookie. Informace o použití webu mohou být sdíleny s dalšími partnery působícími v oblasti sociálních médií, inzerce a analýz. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace

Jak poslouží data spisové služby k řízení úřadu?

Datum: 29. 11. 2017, zdroj: Vera, rubrika: Veřejná správa online

Každý z nás někdy zažil situaci, kdy mu kdosi moudrý řekl, že řešení lze vymyslet až po důkladné analýze daného stavu. Ovšem za tou analýzou se skrývala náročná, dlouhá a nesympatická práce, do které se málokdo chce pouštět. Zvláště když neví, co přesně hledat.

Řešení

Vzorový graf z Manažerského informačního systému
Vzorový graf z Manažerského informačního systému

Právě pro tyto případy slouží Manažerské informační systémy, tedy nadstavby nad robustními informačními systémy. Běžné programy, které úřady využívají, obsahují tuny dat a jejich objem stále narůstá. Když se zaměříme na spisovou službu, zjistíme, že na úřadě velikosti okresního města jsou denně zaevidovány stovky nových dokumentů.

V Manažerském informačním systému VERA Radnice je mj. možné nalézt analýzu výkonu spisové služby na úřadě. Jedná se o údaje týkající se podatelny, zejména přehledy o přijatých a vypravených písemnostech rozdělených dle způsobu vypravení a podle jednotlivých stavů vypravení (například připraveno k vypravení, vypraveno, doručeno). Ostatní informace jsou rozděleny tak, aby je mohlo sledovat jak nejvyšší vedení, tak jednotliví vedoucí odborů nebo oddělení. Za celý úřad lze zkoumat počty přidělených písemností a odpovědi na ně, vlastní písemnosti, písemnosti po termínu, dokumenty k podpisu a ke schválení, písemnosti z externích agend či vyčerpaná časová razítka. Obdobně jsou připraveny statistiky pro jednotlivé vedoucí.

Samozřejmostí je vizualizované zobrazení údajů, které je na první pohled srozumitelné. Pro zjišťování příčin anomálií systém umožňuje prokliky na primární data.

Ze života úřadu

Pro praktický příklad využití agregovaných dat se můžeme vžít do role tajemníka, který potřebuje rozhodnout, zda se vytvoří nové pracovní místo, které požaduje vedoucí příslušného odboru. Oba mají přístup do Manažerského informačního systému a mohou operativně zjistit, že na odboru je v posledních osmi měsících extrémní nárůst písemností a poslední tři měsíce stále stoupá počet odpovědí po termínu. Údaje navíc mohou sledovat kdykoliv potřebují a nezaměstnávat přitom pracovníky, kteří by je museli poskytovat. Obdobně je možné reagovat na vytíženost jednotlivých pracovníků nebo včasný nákup časových razítek.

Správná volba

Analýza spisové služby v Manažerském informačním systému má danou strukturu, která usnadňuje orientaci a rovnou umožňuje nacházet odpovědi na otázky. Slouží k vyhodnocování, prevenci a kontrole případných nedostatků při výkonu spisové služby. Šetří čas, chrání před případnými nepříjemnostmi a umožňuje benchmarking. Až příště budete přemýšlet, kde najít odpovědi, chtějte už mít významného pomocníka po ruce.

Mgr. Jan Stodola, Product Manager, VERA, spol. s r.o.

TOPlist
TOPlist