K poskytování služeb, analýze návštěvnosti a personalizaci reklamy se využívají soubory cookie. Informace o použití webu mohou být sdíleny s dalšími partnery působícími v oblasti sociálních médií, inzerce a analýz. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace
Veřejné osvětlení – součást bezpečného dopravního prostoru

Procesní modelování agend veřejné správy

Datum: 6. 2. 2014, zdroj: OF 5/2013, rubrika: Reforma veřejné správy

Ministerstvo vnitra České republiky v rámci vládní strategie Efektivní veřejná správa realizuje projekt Procesní modelování agend veřejné správy. Cílem projektu je vytvoření softwarové, znalostní a procesní infrastruktury pro vytváření, využívání, správu a rozvoj procesních modelů tak, aby bylo následně možné optimalizovat procesy v dalších agendách veřejné správy.

Procesní modely umožňují výrazné zprůhlednění procesů ve veřejné správě, umožní odstranění duplicit při jejich výkonu a rozkryjí a pojmenují kompetence jednotlivých složek a institucí, a to s ohledem na časovou a finanční náročnost konkrétního výkonu.

Historie projektu

Usnesením vlády České republiky č. 757, ze dne 11. července 2007, o strategii Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby, byl přijat dokument, jehož obsahem je strategie České republiky v oblasti zefektivnění veřejné správy (dále jen „Strategie“), navazující na programy Evropské unie (dále jen „EU“). Mezi cíle Strategie patří mj. zavádění eGovernmentu prostřednictvím základních registrů veřejné správy a racionalizace administrativních procedur s cílem zajistit jejich větší efektivitu a transparentnost, minimalizovat byrokratické prvky uvnitř veřejné správy (organizační re-engineering zahrnující přezkoumání stávajících struktur a agend a re-designing kompetencí a funkcí), zefektivnit činnost úřadů veřejné správy, snížit finanční nároky na chod administrativy a zajistit jejich maximální dostupnost a kvalitu.

Ze Strategie vychází zákon č. 111/2009 Sb. o základních registrech a dokumenty určené k zajištění realizace uvedeného zákona. V intencích Strategie byl rovněž připraven záměr procesního modelování agend veřejné správy schválený usnesením vlády č. 668, ze dne 2. června 2008, k informaci o plnění první etapy provedení nezávislých procesních a organizačních auditů nejvýznamnějších agend státní správy s cílem dosáhnout jejich zjednodušení a zprůhlednění.

O potřebě analyzovat a popsat procesy ve veřejné správě se začalo vážně hovořit již v letech 2006 a 2007. K hlavním cílům patřilo zefektivnění (zjednodušení, zlevnění a zrychlení) výkonu veřejné správy a identifikace zbytečných byrokratických činností (povinností a agend), které by bylo možné zrušit.

Realizace projektu byla po náročných přípravách a po přiznání podpory ze strukturálních fondů EU i státního rozpočtu zahájena 15. září 2009 přípravou a 1. září 2012 spuštěním konkrétních realizačních prací.

Cíle projektu

Cílem projektu Procesní modelování agend (pod zkráceným názvem „PMA I“) je vytvoření softwarové, znalostní a procesní infrastruktury pro vytváření, využívání, správu a rozvoj procesních modelů tak, aby bylo následně možné optimalizovat procesy v dalších agendách veřejné správy.

Konkrétně se jedná o zajištění těchto výstupů:

  1. Vypracování metodiky procesního modelování agend veřejné správy
  2. Dodávka a implementace informačního systému AIS Modelovacího pro procesní modelování agend veřejné správy
  3. Návrh Rozhraní mezi AIS Modelovacím a Registrem práv a povinností (dále jen „RPP“)
  4. Proškolení vybraných úředníků v procesním modelování
  5. Zpracování procesních modelů 30 vybraných agend veřejné správy včetně návrhů úspor a zlepšení.
  6. Návrh institucionálních a věcných podmínek pro fungování metodického centra procesního modelování agend.
Obr. 1. Důvody a cíle projektu PMA
Obr. 1. Důvody a cíle projektu PMA
Poznámka: Výše uvedené důvody realizace PMA vychází mj. z popisu problematiky uvedené v dokumentu „Koncepce dokončení reformy veřejné správy“, Ministerstvo vnitra, 2012, zejména z popisu „Opatření 2: Standardizace agend“, který popisuje rovněž principy financování podle standardů agend a zohlednění výše uvedených výkonů.

Cílem projektu v širším smyslu je:

  1. Zkvalitnění legislativy. Aktuální legislativa je často nejednoznačná a obsahující zbytečná resp. protichůdná ustanovení.
  2. Standardizace výkonu agendy. Výkon tj. způsob zajištění jednotlivých agend ze strany orgánů veřejné moci (dále jen „OVM“) není jednotný, tj. občan nedostává stejnou službu.
  3. Zvýšení kvality poskytovaných služeb. Stát není aktuálně schopen garantovat poskytování služeb ve stejné kvalitě, čase a podmínkách, ani motivovat OVM tuto kvalitu zvyšovat.
  4. Změna ve způsobu úhrady. Odměna za výkon nevychází ze skutečně odvedeného množství, způsobu, ani kvality jeho zajištění.
Obr. 2. Možnosti využití PMA
Obr. 2. Možnosti využití PMA

Procesní modelování agend má použití jak ve vztahu k ústřednímu správnímu orgánu, tak k územním samosprávným celkům i veřejnosti

  1. Legislativní proces – návrh úpravy procesních postupů, hodnocení dopadů při přípravě nových či při změnách stávajících předpisů
  2. Financování – modelování výše nákladů zohlední v agendách čerpané zdroje, zejména v přenesené působnosti (doklad pro výpočet úhrady)
  3. Měření kvality – modelování, měření a srovnávání kvality výkonu agend na všech stupních veřejné správy
  4. Metodická činnost – využití procesního modelu jako unikátní metodické pomůcky při školeních či při zavádění změn
  5. Informování – procesní model jako prostředek k seznámení s postupem výkonu veřejné správy.

Aktuální stav projektu

Realizace projektu PMA I probíhala ve dvou základních etapách. V první etapě byla navržena Metodika PMA, připraveny procesní modely tří vybraných agend a dodán AIS Modelovací a Rozhraní včetně aktualizované Metodiky PMA, která zohlednila zpětnou vazbu a zkušenosti získané ze spolupráce s jednotlivými úřady (jak na ústřední úrovni, tak i v území).

Součástí druhé etapy byla příprava zbývajících 27 procesních modelů agend. Zkušenosti ze spolupráce s jednotlivými úřady a dále zástupci Sdružení tajemníků městských a obecních úřadů ČR byly zohledněny jak v návrhu institucionálních a věcných podmínek pro fungování metodického centra PMA a procesního modelování agend, tak v podkladech a realizaci školení PMA. Školením PMA bylo doposud proškoleno přes 240 zástupců ústředních správních úřadů.

Celkově byli do modelování agend zapojeni zástupci šesti ústředních správních úřadů (v roli Gestorů agend, tedy zástupců ohlašovatelů agend) a dále zástupci celkem dvanácti úřadů vykonávající agendy v přenesené působnosti (5 krajů a 7 měst a obcí).

Návrh Metodiky PMA a AIS Modelovací byly připraveny v úzké návaznosti na referenční údaje o agendách veřejné správy vedené v RPP a díky integraci se systémem základních registrů tak umožňuje rozšíření a zkvalitnění referenčních údajů RPP, působnosti jednotlivých úřadů včetně optimalizačních návrhů na zkvalitnění legislativy.

Připravená Metodika PMA zohledňuje komplexnost výkonu agend veřejné správy, tedy jednak různé typy agend, ale zároveň i specifika jednotlivých typů úřadů. Součástí jsou detailní postupy a návody, a to včetně finanční analýzy celkových nákladů úřadu (pro účely procesních modelů byly analyzovány náklady na 6 úřadech vykonávající přenesenou působnost tak, aby data modelu agendy na daném úřadě zohlednila relevantní část z celkových nákladů úřadu).

Součástí projektu byla i evidence četnosti, pracnosti a nákladů pro dvě vybrané prioritní agendy v rozsahu cca tří měsíců na dvou vybraných úřadech (Teplice a Černošice). Je důležité upřesnit, že tyto výstupy poslouží jako podklad pro další sběr dat na větším vzorku úřadů, rozhodně však nejsou dostačujícím podkladem pro stanovení standardu výkonu analyzovaných agend.

Celou infrastrukturu připravenou v rámci projektu PMA I je možné využít i pro samosprávné agendy.

Co bude následovat

Po ukončení projektu PMA I a ověření metodiky včetně vytvořeného systému, nastane období tvorby všech procesních modelů agend (cca do roku 2016). Modely budou mj. obsahovat i vyčíslení nákladů na výkon konkrétních agend a mohou tak poskytnout nástroj pro budoucí změnu podmínek úhrady orgánů veřejné moci za výkon jednotlivých agend veřejné správy, na rozdíl od dnešního systému příspěvku na výkon veřejné správy.

Na PMA naváže projekt podpory tvorby standardů veřejné správy a pilotní ověření vytvořeného standardu a financování vybrané agendy.

Na výsledky a závěry bude navazovat také projekt eLegislativa/eSbirka a jednotlivé systémy budou následně propojeny.

Pomyslným vyvrcholením všech přípravných prací bude příprava změny systému financování veřejné správy podle vytvořených standardů. Tomuto kroku ale bude předcházet velké množství práce, odborných i politických diskusí i legislativních změn.

Projekt Procesní modelování agend veřejné správy je financován z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Příjemcem dotace je odbor veřejné správy a eGovernmentu Ministerstva vnitra, registrační číslo projektu: CZ.1.04/4. 1. 00/38.00003.

TOPlist
TOPlist