Veřejné zakázky nemusí být pro malé municipality noční můrou
Výběrová řízení a jejich různé formy jsou nedílnou součástí denní agendy municipalit. Přinášíme proto několik doporučení, jak postupovat, aby výběrové řízení na financování proběhlo hladce a municipalita dosáhla co nejvýhodnějších úrokových a poplatkových nákladů. S ohledem na novelu zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (ZVZ), která vstoupila v účinnost 1. 4. 2012, přinášíme také stručné shrnutí jejích nejvýznamnějších změn.
Zakázka malého rozsahu: vyhněte se častým chybám
Jedním z nejčastějších typů veřejných zakázek je veřejná zakázka malého rozsahu. Ta se dosud týkala všech dodávek a služeb s předpokládanou hodnotou do 2 mil. Kč bez DPH, v rámci novelizace ZVZ byl pak tento limit snížen na 1 mil. Kč bez DPH.
Podle Komerční banky, která má v této oblasti dlouholeté zkušenosti, je v případě bankovního úvěru rozhodující předpokládaná cena za úvěr, tedy celková předpokládaná suma úroků a cen souvisejících s úvěrem. Není tedy rozhodující objem vypůjčených peněžních prostředků.
Tento typ veřejných zakázek sice nemusí být zadáván podle postupů uvedených v ZVZ, avšak zadavatel je povinen dodržet základní zásady deklarované v § 6 ZVZ – zásadu transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Přínosem pro zadavatele je určitá volnost při stanovení postupu zakázky. I zde však platí obecné doporučení pro zadavatele, a sice stanovit si základní pravidla interním předpisem, kterým se budou řídit všechny osoby jednající jeho jménem.
Aby nedocházelo k diskriminaci některých dodavatelů a aby mohl zadavatel vybrat opravdu nejvýhodnější nabídku, měla by obec vyzvat k předložení nabídky více dodavatelů (bank), obvykle 3 až 5. Zadavatel by ale měl oslovit pouze ty dodavatele, kteří jsou z hlediska své schopnosti, odbornosti a zkušeností schopni požadované plnění řádně a včas dodat.
Kvalitu nabídek ovlivní jasná a srozumitelná formulace výzvy v oblasti požadavků na úvěr. Je-li pro zadavatele rozhodující nabídková cena (tedy cena za plnění veřejné zakázky), je vhodné přesně popsat model pro její výpočet tak, aby všichni dodavatelé mohli kalkulovat nabídkovou cenu stejným způsobem a zadavatel měl usnadněno porovnání nabídek. Současně je důležité poskytnout přiměřenou lhůtu pro zpracování nabídky.
Po ukončení výběrového řízení by zadavatel neměl zapomenout zpracovat písemné rozhodnutí o nejvhodnější nabídce a předat jej všem osloveným dodavatelům spolu se stručným odůvodněním výběru. Obecná doporučení jsou k dispozici například na portálu o veřejných zakázkách a koncesích.
Na veřejné zakázky na financování je důležité hledět optikou finančních institucí, u kterých zadavatel poptává finanční prostředky. Například Komerční banka připravila doporučení, díky kterým mohou municipality předejít zbytečným zdržením zakázek v souvislosti se zpožděním čerpání úvěru na financování. Pro banku je velice důležité, aby byly předmět, obchodní podmínky a kritéria pro výběr nejvhodnější nabídky veřejné zakázky dostatečně vymezeny a dodrženy tak základní zásady, které stanovuje ZVZ.
Zjednodušené podlimitní řízení
Dalším rozšířeným typem veřejné zakázky je zakázka podlimitní. Tyto zakázky již musí být zadávány v režimu ZVZ, ale zadavatelé mohou využít tzv. zjednodušené podlimitní řízení, které skutečně představuje nejjednodušší typ zadávacího řízení podle zákona. V našem případě se týká dodávek a služeb na financování projektů v hodnotě nově již od 1 mil. do 5,01 mil. Kč bez DPH.
I zde platí pravidla, která municipality musí respektovat, aby předešly zbytečným problémům. Jak upozorňuje Komerční banka, výzva k předkládání nabídek musí být písemná a musí oslovovat minimálně pět zájemců s tím, že by municipalita neměla opakovaně vyzývat stejný okruh dodavatelů, není-li to odůvodněno předmětem plnění veřejné zakázky či jinými zvláštními okolnostmi. Součástí písemné výzvy by mimo jiné měly být i zadávací dokumentace či podmínky přístupu k ní, údaje o hodnotících kritériích, kvalifikační požadavky na dodavatele a lhůta a místo pro podání nabídek.
Výzva k podání nabídky v rámci zjednodušeného podlimitního řízení je uveřejňována po dobu lhůty pro podání nabídek na profilu zadavatele, uveřejněném ve Věstníku veřejných zakázek (tak se nově nazývá část Informačního systému o veřejných zakázkách, která zabezpečuje uveřejňování informací o veřejných zakázkách). Současně je zadavatel povinen stejným způsobem uveřejnit i alespoň textovou část zadávací dokumentace. Lhůta pro podání nabídky nesmí být kratší než 15 dnů – nově nelze z žádných důvodů tuto lhůtu zkracovat. V případě, že zadavatel obdrží nabídku od dodavatele, který nebyl vyzván přímo písemnou výzvou, je povinen ji přijmout a vyhodnotit spolu s ostatními.
Při zadávání zakázek na financování v režimu zjednodušeného podlimitního řízení by měly municipality zohledňovat požadavky důležité pro banky. Také zde upozorňuje Komerční banka na nutnost pečlivého zkoumání předpokládané hodnoty veřejné zakázky, zvláště pak na to, aby nebyl překročen horní limit stanovený aktuálním prováděcím předpisem, v případě služeb na 5,01 mil. Kč.
Velkou pozornost je třeba věnovat vymezení předmětu veřejné zakázky a obchodních podmínek. Pokud nejsou dostatečně jasné, nemusí se zájemcům podařit vzhledem k poměrně krátkým lhůtám ve zjednodušeném podlimitním řízení nejasnosti odstranit dotazem u zadavatele.
Ačkoli většinou musí zadavatelé nově počítat s určitým prodloužením celého zadávacího procesu, zejména v důsledku zrušení téměř všech možností zkrácení lhůt a současně rozšíření povinnosti předběžného oznámení jeden měsíc před samotným zahájením zadávacího řízení, zjednodušené podlimitní řízení je z tohoto hlediska stále výhodné. Zadavatel totiž nemusí zjednodušené podlimitní řízení předběžně oznamovat. Další úsporu pak představuje například možnost uveřejnit oznámení o výběru nejvhodnější nabídky na profilu zadavatele, pokud si to zadavatel předem vyhradil (tj. není třeba rozhodnutí písemně odesílat) nebo zkrácení lhůty pro podání námitek proti rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky z 15 na10 dnů.
Významnou změnou v případě nejen zjednodušeného podlimitního řízení je povinnost zadavatele zrušit řízení tehdy, pokud obdrží pouze jednu nabídku nebo mu zůstane k hodnocení pouze jedna nabídka. Zadavatelé si také musí zvyknout, že při otevírání obálek se přítomným uchazečům sdělí kromě ceny i další číselně vyjádřitelná hodnotící kritéria; otevírání obálek musí být zahájeno ihned po uplynutí lhůty pro podání nabídek.
Dosavadní povinnost vypracovat písemnou zprávu o každé nadlimitní veřejné zakázce byla rozšířena také na podlimitní zakázky a tato zpráva musí být uveřejněna na profilu zadavatele.
V oblasti informačních povinností musí municipality také například nově uveřejňovat již uzavřené smlouvy na veřejné zakázky, a to i v případě veřejných zakázek malého rozsahu s cenou vyšší než 0,5 mil. Kč bez DPH, včetně případných změn a dodatků. Zveřejňovat budou muset také výši skutečně uhrazené ceny (kromě veřejných zakázek malého rozsahu a několika dalších výjimek).
© 2013 Triada, spol. s r. o., Praha, spolupráce: Webhouse, s. r. o.