Monitoring zaměstnanců – ANO či NE?
Ještě před dvěma roky platilo, že největší rezervy v oblasti efektivity práce jsou ve veřejné správě, úředníci totiž strávili brouzdáním na internetu a hrami nadprůměrnou dobu. A samozřejmě nejde jen o veřejnou správu, podobné problémy už dlouho řeší řada firem v komerční sféře. Řešením je zpravidla monitoring a čísla hovoří jasně. Existují však i opačné názory, které určitě stojí za to vyslechnout.
Monitoring má výsledky
Jak dokazují statistiky technologické společnosti TruconneXion, monitorovací nástroje pro sledování výkonu zaměstnanců si v poslední době našly cestu i na úřady a pracovní morálka úředníků se pod jejich vlivem zlepšuje.
V komerční sféře se ztráty způsobené chováním zaměstnanců řeší již nějakou dobu a má to výsledky, veřejná správa na tento problém zareagovala s určitým zpožděním. V současné době lze ale mluvit o jednoznačném trendu. „Poptávka ze strany institucí veřejného sektoru pozvolna roste od roku 2007, ale až v průběhu roku 2009 jsme zaznamenali strmý nárůst poptávky o 22 %. Tento zájem o nástroje monitorování zaměstnanců trvá i v první polovině roku 2011,“ dokládá čísly Martin Hnízdil ze společnosti TrueconneXion.
Hnacím motorem většího zájmu o monitorovací software je jednoznačně snaha úřadů ušetřit a neinvestovat do neloajálních či méně pracovitých zaměstnanců. Jedním ze subjektů veřejné správy, které v poslední době do podobného řešení investovaly, může být například Magistrát města Děčín.
Ten přistoupil k monitorování již před více než dvěma lety, kdy úřad optimalizoval počty úředníků. Využil přitom jednorázové nabídky, která trvala měsíc. V tomto „pilotním“ provozu bylo monitorováno přibližně 80 % zaměstnanců úřadu, výsledky byly vyhodnoceny a následně použity k optimalizaci pracovních míst a náplně práce.
Monitoring zjistil, že zaměstnanci Magistrátu města Děčín nevyužívají zhruba 15 % své pracovní doby. Ze strany vedení následovala – samozřejmě po další analýze a ověření výsledků šetření – určitá opatření, která zahrnovala také krácení pohyblivých složek mzdy týkající se více než 50 zaměstnanců úřadu. Podle tajemníka Magistrátu města Děčín Jaromíra Zajíčka se jen díky tomuto opatření vrátily prostředky vynaložené na monitoring téměř pětkrát.
Díky finanční úspoře bylo rozhodnuto zakoupit vlastní monitorovací software a monitorování si nyní provádí samotný magistrát. Zaměstnancům se přitom toleruje i určitá omezená doba na soukromé využívání techniky a připojení.
Kontroly probíhají v určitém časovém intervalu, zpravidla vždy po dobu dvou měsíců. „Při druhém monitorování jsme přistihli zhruba dvacet zaměstnanců, při třetím asi šest. Cena softwaru se již zaplatila,“ dodává tajemník Jaromír Zajíček.
Monitoring zaměstnanců byl jedním z nástrojů zefektivnění chodu úřadu, který postupně snížil stav zaměstnanců z původních 372 (v roce 2003) na stávajících 258 lidí.
V případě zavádění monitoringu do institucí státní správy a samosprávy jde o standardní manažerský proces, který směřuje k maximálnímu využívání pracovní doby zaměstnanců. Podle názoru řady odborníků je jedním z velice důležitých prvků celého procesu zavádění přesvědčit zaměstnance, že monitorování není jen nástrojem pro případné sankce a úspory na platech, ale především krokem k optimalizaci pracovních procesů a výsledků práce. Je jasné, že v některých případech lze u některých profesí jen stěží přesně oddělit pracovní a osobní zájmy – celá záležitost je také otázka vzájemné důvěry. Výsledky jsou ale celkem jednoznačné. Alespoň z určitého úhlu pohledu!
a pohled z druhé strany:
Monitorování? Vážně?
Monitorovat osobní počítače, rozuměj PC s OS Windows, se zdá být tak jednoduché. A lákavé. V dětství jsme se dívali klíčovou dírkou, teď použijeme monitorovací software, který nám řekne úplně všechno. Jenže právě v tom je háček, nebo spíše pořádný hák.
Množství dat
Pokud monitorujete vše nebo téměř vše, co uživatel na počítači dělá, pořizujete pro každou pracovní stanici opravdu hodně dat. Pro představu – například systém Sentinel nabízí verzi zdarma, která je ovšem do běžného provozu nepoužitelná, protože je omezena počtem 25 událostí za sekundu (!). Abyste s velkým množstvím dat mohli pracovat, musíte část výkonu pracovní stanice obětovat na monitorování a musíte mít úložiště pro nasbíraná data. To je typicky SQL server, který musíte zaplatit, a to pro každého uživatele, kterého monitorujete (viz např. licenční podmínky Microsoft). Dejme ale tomu, že Vás klíčová dírka láká a potřebnou investici učiníte.
Vyhodnocení dat
Nasbíraná data musíte vyhodnotit. Tedy pokud nejste jen zvědaví, musíte zjistit, kdo, kdy, jakým způsobem a v jakém rozsahu porušil pracovní předpisy. To není úplně jednoduché i v případě, že monitorovací software nabízí různé pomůcky, jak rozeznat nelegální a legální činnost. U standardní firmy nebo úřadu to znamená práci třeba na hodinu denně. Dejme ale tomu, že máte důvěryhodného pracovníka a chcete jeho činnost platit.
Co vlastně zaměstnanci páchají?
Představte si situaci, kdy připravujete počítače třeba pro 100 zaměstnanců. Přejete si například, aby v pracovní době hráli hry? Ne? Takže jim na počítače asi žádné hry nenainstalujete, viďte? Přejete si, aby si hry a jiné programy instalovali sami? Ne? Zřejmě tedy nastavíte politiku, která instalaci programů uživateli nedovolí. Možná se stane, že si uživatel spustí Word a bude si psát žádost o dotaci na zateplení svého domku. To je možné, ale málo frekventované a tudíž nezajímavé. Co to tedy je, čím se uživatelé vůbec nejčastěji proviňují proti pracovním předpisům? Správně – všechna zakázaná zábava čeká na internetu. Ten jim ale dost dobře zakázat nemůžeme, alespoň ne všem, to by nemohli pracovat. Dejme tedy tomu, že přístup i browser dostanou.
Práh citlivosti a ztráty
Když už data vyhodnotíte, musíte se rozhodnout, co ještě není trestné a co už ano. Pokud si stanovíte zdánlivě rozumnou hranici, kterou budete tolerovat, může to být třeba 15 minut denně. Třeba jen proto, že kratší tolerance už se obtížně komunikuje a hůře označuje za skutečné porušení pracovních předpisů. Kdybychom vzali hypoteticky 100 zaměstnanců a řekli si, že každému tolerujeme 15 minut v pracovní době denně, bude účet následující – 100×15 minut je 1500 minut, 25 hodin – to je více než 3 člověkodny. Při průměrné mzdě 24 000 Kč je to včetně odvodů ztráta cca 5000 Kč denně. Čím vyšší bude tolerance, tím vyšší budou ztráty.
Legálnost monitorování
Abyste mohli monitorovat a nedostali se do křížku s Úřadem na ochranu osobních údajů, musíte věnovat pozornost mnoha věcem a utratit peníze za právníky. Váš pracovní předpis musí být vyladěný, musí být platný pro všechny zaměstnance, aby nešlo o diskriminaci skupiny, musíte určit, jak budete s daty nakládat a kdo k nim bude mít přístup. Rozhodně totiž nechcete, aby zvlčilý správce sítě bavil kamarády tím, co čtou nebo navštěvují nebo dělají jiní zaměstnanci včetně vás (ano, monitorovat byste měli i sebe…). I přesto ale vůbec není jisté, zda v případném sporu uspějete, soudy z principu straní nebohým zaměstnancům proti zlým zaměstnavatelům. A když je slušná šance, zaměstnanec ji velmi pravděpodobně využije. Mysleli jste třeba na to, jak dokážete, že u počítače skutečně seděl dotyčný pracovník? Že u soudu neřekne, že často chodí konzultovat do jiných kanceláří a někdo jiný na jeho počítači hraje hry? Dejme ale tomu, že vás monitorování baví a chcete právní rizika podstoupit.
Sociální dopady
Nemá asi cenu zdůrazňovat, že není hezké dívat se klíčovou dírkou do dámské šatny. Představte si, že zavedete monitorovací systém a všem zaměstnancům to oznámíte. Jinak ani nemůžete. Takže pracovní kázeň bude možné porušovat dál, ale všichni budou vědět, že vy to víte. Pokud nebudete chtít ztratit jako vedoucí tvář, budete muset minimálně proti největším hříšníkům zakročit. A oni všichni vědí, kdo je hříšník, který v pracovní době farmaří na Facebooku nebo sleduje lechtivé filmy. Jenže zakročit s naším zákoníkem práce není vůbec jednoduché. Můžete také narazit na zaměstnance, který se rozhodl podnikat a sleduje porno proto, aby byl vyhozen s 5 platy, které potřebuje do začátku. Do vaší kanceláře také může vejít zaměstnanec se svým právníkem, vysvětlit vám, jakou škodu úřadu způsobíte až zaměstnavatele zažalují a vy opustíte svou kancelář na nosítkách s podezřením na infarkt. Pak budete vzpomínat na doby, kdy jste mohli dělat, že o ničem nevíte.
A jak to tedy řešit?
Nejlepší porušení pracovní kázně je to, co se nestalo.
Monitorovat lze za pomoci speciálních programů i pomocí zařízení, od kterých byste to ani nečekali – síť prostě ví, kam a k čemu uživatelé přistupují, protože jim tento přístup musí zprostředkovat. Pokud se ale chcete vyhnout všem výše naznačeným problémům, je mnohem lepší řídit než monitorovat. Když řídíte, dokážete většině prohřešků zabránit. Zabránit návštěvám online her, sociálních sítí, webů o koníčcích, sportu, sexu, knihách a vaření. Není to nic nemožného. Pokud uživateli místo pěkného obrázku dorazí upozornění, že se pokouší o něco, co v pracovní době není povoleno, tak žádný předpis neporuší. Nemáte záruku, že se nebude vztekle dívat z okna místo toho, aby se zastyděl a pracoval dále. Tu ale nemáte ani u monitorování, není žádný problém sedět u monitorovaného počítače a číst ranní Metro. U řízení je ale jisté, že nebude chatovat, nebude farmařit, nebude číst a nebude hrát. Protože to prostě nepůjde! Nebudete řešit žádnou toleranci a z ní plynoucí ztráty. Nebudete platit žádné vyhodnocení ani se obávat toho, co pracovník pověřený vyhodnocením s nabytými znalostmi udělá. Nebudete investovat do instalace klientů na stanicích, nebudete platit licence podpůrných programů, nebude kupovat disková pole a servery. Pravda, také se nebudete moci dívat klíčovou dírkou. Ale budete mít svou síť pod kontrolou. Zvažte řízení, neriskujte monitorování.