Karviná administruje „chytřeji a bez papíru“
Rozsáhlý IT projekt města Karviná je důkazem, že informační technologie mohou místním samosprávám nabídnout výrazné finanční i organizační úspory. Umožňují jim totiž fungovat efektivněji a “chytřeji“, pomáhají zaměstnancům při práci a tím vedou ke zlepšení služeb občanům.
Magistrát města Karviná a společnost IBM dokončily letos první fázi dvou velkých IT projektů. Konkrétně šlo o řešení řízení přístupových práv uživatelů a elektronické potvrzování vnitřních předpisů. Karvinské IT oddělení má pouze sedm pracovníků a stará se o více než 400 zaměstnanců a přes 130 informačních systémů a aplikací. Na datovou síť jsou také napojeny Městská policie a prostřednictvím Technologického centra Karviná další organizace.
„Zajistit plnou kontrolu práv uživatelů a mít možnost dokladovat jejich přístup k různým aplikacím bylo v minulosti velmi obtížné a řešilo se vždy ad hoc u konkrétní aplikace. To bylo mimořádně komplikované, proto jsme se rozhodli správu přístupových práv centralizovat,“ vysvětluje Jiří Jarema, vedoucí oddělení informatiky Magistrátu města Karviné.
Řízení přístupových práv je často slabým místem v celkovém zabezpečení informačních a komunikačních technologií v mnoha organizacích. Do informační infrastruktury navíc v tomto případě zasahuji různé legislativní předpisy, kterým je třeba plně vyhovět. IT oddělení se rozhodlo, že jako základ řešení poslouží stávající personální databáze, do které se přidají nove funkce. Například každý nadřízeny si může zjistit, jaká mají jeho podřízení přístupová práva a ke kterým datům se mohou dostat.
Celý proces nyní probíhá kompletně elektronicky prostřednictvím formuláře, který je propojen s personální databází, kam ukládá schválené přístupy. Díky sjednocení a elektronizaci celého procesu schvalování přístupových práv a jejich automatizaci se navíc zjednodušila správa uživatelů. Díky jednotnému systému je vše mnohem přehlednější a změny v případě příchodu nových pracovníků, změně jejich pracovního zařazení a podobně lze provést během okamžiku v rámci jediné aplikace.
Seznámení s předpisy
Intranetový portál pro zaměstnance magistrátu a městské policie mimo jiné soustřeďuje vnitřní předpisy, s nimiž musejí být zaměstnanci prokazatelně seznámeni. Doposud byl tento zákonný požadavek realizován klasickou „papírovou“ formou, a to bylo časově náročné. V elektronické podobě je to otázka několika kliknutí.
Základem řešení elektronického potvrzování vnitřních předpisů je integrovaný portál zaměstnanců magistrátu, ve kterém jsou elektronické dokumenty běžně ukládány. Samotný portál však neumožňoval sledovat, zda a kdy si zaměstnanec některý dokument otevřel a přečetl. Proto byla naprogramována doplňující aplikace, která umožňuje dokumenty označit příznakem o jeho přečteni. Nejde jen o pouhé zobrazení dokumentu z portálu, ale je třeba, aby uživatel stisknul tlačítko „potvrdit přečtení“, které prokazuje, že se s obsahem dokumentu seznámil. Po stisknutí se zaznamená datum, čas a identita uživatele. Aplikace navíc umožňuje sledovat stav potvrzených dokumentů a hlídat, zda je všichni uživatele řádně potvrdili. Povinnost potvrzování přečteni se týká více než 150 různých dokumentů, takže jen úspory na jejich tisku pro potřeby podepsání dosahuji zhruba 24 tisíc tiskových stran (vezmeme-li v úvahu, že potvrzování probíhalo na každé organizační jednotce/odboru a při průměrném počtu 10 stran na dokument).
Realizace projektu byla z technického hlediska relativně snadná, oblast elektronizace agend spojených s pracovně-právními úkony je přesto zatím spíše výjimkou. Důvodem bývá častá nedůvěra v elektronické prostředky při prokazování existence jednotlivých úkonů. „Našimi právníky byl inovátorský přístup přijat,“ vysvětluje Jarema, „a byla provedena zásadní úprava pracovního řadu tak, aby elektronizace těchto úkonů v něm byla zakotvena. Nutnosti je návaznost na další normy, zájmena bezpečnostní politiku, bez jejíž existence a dodržování by prokazatelnost elektronických úkonů nebyla možná.“
Příklad města Karviná ukazuje, že IT a chytřejší řešení nabízí místním samosprávám pomocnou ruku při organizaci. Umožňují jim totiž fungovat výrazně efektivněji a soustředit se plně na služby občanům.
Roman Hlaváč, manažer projektů pro místní správu a samosprávu, IBM Česká republika
© 2013 Triada, spol. s r. o., Praha, spolupráce: Webhouse, s. r. o.