Přelom roku a nové účetnictví obcí
Skončil první rok, kdy došlo k zásadním změnám v účetnictví obcí, a obce budou poprvé podle nové právní úpravy sestavovat účetní závěrky.
Vnitřní předpisy
Nová právní úprava přináší mnohem více situací, kdy obec jako účetní jednotka nejen může, ale musí rozhodnout o tom, jak přesně použije účetní metody. Tyto situace lze rozdělit do dvou skupin.
První skupinou jsou situace, které vyplývají z platné právní úpravy. V textu vyhlášky č. 410/2009 Sb., najdeme formulace "účetní jednotka může vnitřním předpisem rozhodnout" nebo "účetní jednotka stanoví" a dále pojem "významnost" s odkazem na ustanovení § 19, odst. 6 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví. Pojem významnost pak najdeme ve stejném kontextu výslovně například v bodě 4.3. Českého účetního standardu č. 703. V bodě 5.5. Českého účetního standardu č. 701 je mimo jiné uvedeno, že účetní jednotka postupuje buď v souladu s jiným právním předpisem, nebo podle vnitřního předpisu, který stanoví pravidla významnosti, a to například způsobem stanovení procentní hranice, určením jednotlivých druhů účetních případů, případně kombinací obou způsobů.
Druhou skupinou jsou situace, kdy právní úprava chybí nebo nemá jednoznačnou interpretaci. Příkladem situace, kdy právní úprava chybí, je účtování o zásobách a jednou ze situací, kdy není interpretace platné právní úpravy jednoznačná, je účtování o drobném dlouhodobém majetku. Pro tuto skupinu situací není výslovně nutné použít formu vnitřního předpisu, je však vhodné minimálně u zásob ponechat v platnosti vnitřní předpis vycházející z předchozí právní úpravy.
Širší právní souvislosti
Pojem vnitřní předpis, jak o něm hovoří právní předpisy pro oblast účetnictví, je však třeba zasadit do širších právních souvislostí.
Pro účely sestavení účetní závěrky je podstatné oddělení funkce kontrolní a pracovně právní od funkce čistě rozhodovací. Vnitřní předpisy k oběhu účetních dokladů nebo k zásobám mají současně všechny tři funkce, rozhoduje se jimi o uplatnění účetních metod, současně se jimi stanoví pracovní povinnosti jednotlivým zaměstnancům a v neposlední řadě se jimi naplňují požadavky zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Proto také musejí být přijaty pokud možno na počátku účetního období a proto také jejich vzniku předchází diskuse a připomínky všech vedoucích zaměstnanců a někdy i zastupitelů.
Naproti tomu například vnitřní předpis řešící pravidla významnosti má v těch případech, kdy se jím neukládají povinnosti alespoň dvěma zaměstnancům, jen funkci rozhodnout o účetních metodách a není proto na závadu, když bude vydán až před sestavením účetní závěrky a jeho vydání nemusí předcházet diskuse ostatních zaměstnanců či zastupitelů. Pro první rok nové právní úpravy může být naopak výhodou, když jsou rozhodnutí přijata až po znalosti jejich praktického dopadu, tedy kolika informací se vlastně bude týkat.
Lze tedy shrnout, že před koncem roku je vhodné vzít k ruce vyhlášku č. 410/2009 Sb. a České účetní standardy nebo ještě lépe otevřít je v elektronické podobě a vyhledávat pojem významnost a pojmy podobné a v těch případech, které se příslušné obce týkají a které nejsou dosavadními vnitřními předpisy řešeny, stanovit jednoduchou formou pravidla pro určení významnosti, vytvořit tedy nový vnitřní předpis řešící účetní období od 1. 1. do 31. 12. 2010.
Pověření vedením účetnictví
Po podzimních volbách se v mnoha zastupitelstvech mohou objevit noví lidé a některý z nich může položit vedení obce otázku, proč nesvěřit účetnictví za obec, případně i za obcí zřízené příspěvkové organizace odbornému dodavateli. Tak je to časté u podnikatelů, ale i neziskových organizací a je to běžné u jiných vysoce odborných činností. Může se objevit otázka, proč k takovému pověření nevyužít možností výpočetní techniky, kdy již není nutné doklady někam nosit a externí účetní může být "neviditelným", a proč neověřit, zda by se tak nedaly uspořit výdaje.
Pokud taková otázka padne, je dobré vědět, zda je takové "svěření" podle platné právní úpravy možné a pokud je, za jakých podmínek.
Zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví v § 5 výslovně stanoví, že účetní jednotky mohou pověřit vedením svého účetnictví i jinou právnickou nebo fyzickou osobu, ale že se nezbaví samozřejmě své odpovědnosti za vedení účetnictví. Žádné ustanovení tohoto zákona ani vyhlášky č. 410/2009 Sb. tuto možnost pro vybrané účetní jednotky (jimi jsou podle ustanovení § 1, odst. 3 mimo jiné i obce a příspěvkové organizace) neomezuje.
Případné sankce nebo škody sice dopadnou na obec, ale ta je pak uplatní vůči dodavateli účetních služeb, pokud se takto dohodne ve smlouvě a pokud bude pověřovat vedením účetnictví jen osobu, která má sjednáno pojištění své odpovědnosti za náhradu škody. Obec nemůže pověřit jinou osobu vydáním vnitřních předpisů. Osoba, kterou obec pověří vedením účetnictví, musí navrhnout všechny případy, které je třeba vnitřním předpisem řešit, vysvětlit vedení obce klady a zápory jednotlivých možných variant a doporučit některou z nich, rozhodnout však musí vedení obce.
Rozpočtová pravidla a finanční kontrola
Zákon č. 250/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů v § 2 nazvaném "Nástroje finančního hospodaření" uvádí mimo jiné, že územní samosprávný celek vede účetnictví podle zvláštního zákona. Vedení účetnictví, jako nástroj finančního hospodaření, je spojeno s povinností stanovenou obcím v § 15 zákona č. 250/2000 Sb., totiž vykonávat kontrolu svého hospodaření podle zvláštního právního předpisu upravujícího finanční kontrolu ve veřejné správě.
Zákon č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole v § 26 odst. 1 používá pro správce rozpočtu a hlavní účetní pojem "zaměstnanec", není tedy možné pověřit předběžnou finanční kontrolou jinou osobu. Právní vztahy v případě pověření jiné osoby vedením účetnictví proto musejí být sjednány obdobně jako v případě vnitřních předpisů, osoba pověřená vedením účetnictví musí prokazatelně provést všechny postupy předběžné finanční kontroly a s výsledkem seznámit zaměstnance v pozici "hlavní účetní" případně "správce rozpočtu".
Lze tedy shrnout, že obec může pověřit vedením účetnictví jinou osobu, musí však zajistit, aby toto pověření zahrnovalo i přípravu vnitřních předpisů předběžné finanční kontroly.