K poskytování služeb, analýze návštěvnosti a personalizaci reklamy se využívají soubory cookie. Informace o použití webu mohou být sdíleny s dalšími partnery působícími v oblasti sociálních médií, inzerce a analýz. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace
ISSS 2017

Datové schránky a jejich financování

Datum: 4. 8. 2009, zdroj: OF 3/2009, rubrika: Veřejná správa online

Dne 1. července nabyl účinnosti zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který zavádí nový nástroj elektronické komunikace -- datové schránky. Tento článek se věnuje otázkám ekonomických souvislostí pro úřady územních samosprávných celků, a to jak v okamžiku nástupu (zřízení datové schránky), tak při běžném provozu.

Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k doručování orgány veřejné moci a k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci. Datové schránky jednotlivých subjektů budou existovat v rámci informačního systému, jehož správcem je Ministerstvo vnitra. Provozovatelem informačního systému datových schránek je držitel poštovní licence, což v tomto případě znamená státní podnik Česká pošta. Tímto způsobem je zákonem definována nezávislá třetí strana, která bude garantovat doručení datových zpráv z jedné datové schránky do druhé.

Způsob financování

V zákoně o elektronických úkonech je ještě řečeno, že za provozování informačního systému datových schránek bude náležet držiteli poštovní licence odměna dle cenových předpisů, tj. podle zákona č. 526/1990 Sb., o cenách. Dle zmíněných zákonných ustanovení není zcela jasné, kdo se nakonec bude na financování celého projektu a jeho provozu podílet. Zda to bude pouze správce, tj. Ministerstvo vnitra, či zda to budou také subjekty, které budou datové schránky vlastnit. Jednoznačně vyřešit tuto otázku měla smlouva mezi Ministerstvem vnitra a Českou poštou, na základě které bude Česká pošta zajišťovat provoz celého informačního systému datových schránek a další služby s provozem spojené, tj. zejména rozesílání přístupových údajů, helpdesk a callcentrum [2].

Pro podporu navrženého modelu financování, kdy se na úhradě provozních i pořizovacích nákladů informačního systému datových schránek měly spolupodílet orgány veřejné moci tím, že by bylo zpoplatněno posílání jednotlivých datových zpráv, a všichni ostatní majitelé datových schránek měli mít vše zdarma, byla připravena novela zákona č. 300/2008 Sb., kterou projednávala Poslanecká sněmovna Parlamentu ČR v rámci novelizace zákona o archivnictví a spisové službě [3].

Ve třetím čtení a následném hlasování však byl přijat konkurenční návrh, který říká, že “Náklady spojené s provozováním informačního systému datových schránek hradí stát z prostředků státního rozpočtu vyčleněných podle návrhu ministerstva pro stanovený účel v kapitole všeobecná pokladní správa“ [3], podle § 10 zákona č. 218/2000 Sb., rozpočtová pravidla, ve znění pozdějších předpisů.

Náklady na připojení

Dle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech, získají všechny subjekty datovou schránku zdarma, a to bez ohledu na skutečnost, bude-li jim zřízena automaticky (jako např. orgánům veřejné moci) nebo na jimi podanou žádost (což platí např. pro fyzické osoby). Připojení k systému datových schránek je však spojeno s dalšími náklady. Pro organizace podléhající správnímu řádu, je toto spojeno s náklady na pořízení většího množství kvalifikovaných certifikátů potřebných k elektronickému podepisování dokumentů dle § 69 odst. 3 správního řádu. Pro organizace využívající, ať již dobrovolně či povinně, elektronický systém spisové služby, je toto spojeno s náklady na jeho úpravu. Pro organizace, u kterých díky komunikaci přes datové schránky významně vzroste množství zpracovávaných elektronických dokumentů a které dosud nemají pořízen elektronický systém spisové služby pro jejich efektivní správu, je toto spojeno s náklady na její pořízení. A pro organizace, které budou potřebovat elektronické dokumenty uchovávat, je toto spojeno s náklady na realizaci odpovídajícího elektronického úložiště dokumentů.

Tento obecný výčet nákladů různého druhu spojených s připojením organizace k systému datových schránek nyní budeme konkretizovat s ohledem na situaci a postavení úřadů územních samosprávných celků, které v rámci modelu veřejné správy v České republice vykonávají místní působnost a přenesenou působnost státní správy různém rozsahu. V České republice existuje dvoustupňový systém územní samosprávy, který je na prvním stupni tvořen obecními úřady, na druhém stupni pak krajskými úřady. Podstatné je, že u územní samosprávy tvořené obcemi se nejedná o hierarchickou strukturu. Všechny typy obcí, ať již vykonávají pouze základní přenesenou působnost, mají pověřený obecní úřad nebo jsou obcemi s rozšířenou působností, mají své samostatné kompetence, do kterých jiný územní celek nemůže zasahovat [1].

Zdroje Evropské unie

V důvodové zprávě k zákonu o elektronických úkonech [5] je výlovně uvedeno, že obcím budou poskytnuty finanční prostředky na úpravu či pořízení spisových služeb, pomocí kterých lze zajistit přístup k datové schránce a následnou efektivní správu elektronických dokumentů. Protože tyto finance budou obcím poskytnuty v rámci čerpání prostředků ze strukturálních fondů Evropské Unie, byly Ministerstvem vnitra ČR vypsány příslušné výzvy [4]. Částky stanovené pro jednotlivé obce jsou odstupňovány podle úkolů a služeb, které tyto budou zajišťovat. Obec, která realizuje úkol přijímání a odesílání zásilek prostřednictvím datové schránky zpřístupněné elektronickým systémem spisové služby, může získat až 23 tis. Kč. Obec s rozšířenou působností, která navíc realizuje datové úložiště dokumentů nejen pro sebe, ale také obce ve své spádové oblasti, v rámci tzv. technologického centra, může získat až 4 mil. Kč.

Protože částka 23 tis. Kč je z hlediska procesů strukturálních fondů EU velmi nízká, je třeba žádosti spojovat do větších celků. V příslušné výzvě byl proto zvolen model, který určuje obec s rozšířenou působností jako jediného možného žadatele, který může takto získat nejen prostředky pro sebe, ale také zajistit finance pro obce I. a II. typu. Tímto způsobem se však uvedené obce I. a II. typu dostávají uměle do podřízeného postavení, tj. aby mohly získat prostředky na pokrytí nákladů spojených s připojením k datovým schránkám, musí se domluvit s obcí s rozšířenou působností. Podle platné legislativy však neexistuje (jak jsme již dříve zmínili) mezi obcemi podřízenost a nadřízenost.

Technologická centra

Pro určitou eliminaci možných problémů plynoucích z neochoty obcí s rozšířenou působností vytvořit v rámci tzv. partnerských smluv s obcemi I. a II. typu přijatelné a akceptovatelné podmínky nebo plynoucích se snahy využít modelu financování k získání určitého neoprávněného postavení v rámci spádové oblasti, je umožněno, aby obec I. či II. typu uzavřela partnerskou smlouvu s libovolnou obcí s rozšířenou působností v rámci jednoho kraje. Tímto způsobem může vzniknout určité konkurenční prostředí, které pomocí principů a pravidel volného trhu, bude působit na obce s rozšířenou působností, aby nabízely ostatním obcím co nejzajímavější podmínky v partnerských smlouvách, a tím si zajistily, že tyto obce budou využívat služeb jejich technologického centra, což je samozřejmě výhodné při řešení problematiky financování jeho provozu.

Tímto způsobem se dostáváme od nákladů na připojení k systému datových schránek k nákladům na zajištění běžného provozu, tj. plnění konkrétních každodenních úkolů plynoucích ze zákona č. 300/2008 Sb., a změn některých dalších zákonů, které byly novelizovány zejména souvisejícím zákonem č. 301/2008 Sb. Tyto provozní náklady budeme diskutovat ve třech oddělených oblastech:

  • Náklady na příjem datových zpráv
  • Náklady na tvorbu a odesílaní datových zpráv
  • Náklady na archivaci elektronických dokumentů

Náklady na příjem datových zpráv

Náklady na příjem datových zpráv z datové schránky nebudou, v okamžiku kdy má organizace implementován elektronický systém spisové služby, výrazně rozdílné od nákladů na příjem elektronických zásilek prostřednictvím elektronické podatelny. Ekonomickým rozborem elektronické podatelny se detailně zabývá příspěvek [6] publikovaný v rámci konference ISSS 2007. Je v něm ukázáno, že hlavní náklady na příjem elektronických zpráv lze spatřovat v podobě časových nároků na realizaci pracovních postupů pracovníky podatelen.

Vzhledem k vlastnostem informačního systému datových schránek lze však předpokládat, že v tomto systému budou posílána zejména skutečná podání a nikoliv nevyžádaná pošta, která v běžném provozu zahlcuje elektronické podatelny [7]. Z tohoto předpokladu a z dalšího srovnání mezi elektronickou podatelnou a příjmem datových zpráv prostřednictvím datové schránky [7] jednoznačně plyne, že časová náročnost příjmu jednoho podání novým způsobem bude až násobně nižší než tomu je u příjmu podání přes elektronickou podatelnu a klasický e-mail. Znamená to, že z hlediska nároků na podatelnu dojde při změně způsobu (vstupního komunikačního kanálu) ve prospěch datových schránek k jednoznačným úsporám, přičemž velikost těchto úspor je přímo úměrná poměru mezi množstvím zásilek přijatých přes informační systém datových schránek (IS DS) k množství všech přijatých podání.

Náklady na tvorbu a odesílání datových zpráv

Již v současné době většina dokumentů vzniká v elektronické podobě. Ve výsledku jsou však vytištěny a jsou dále zpracovány v listinné podobě. Pokud budou moci (nejen z legislativního, ale i z praktického hlediska použitelnosti) dokumenty zůstávat v elektronické podobě, pak dojde k následné úspoře finančních prostředků, jak je konkrétně vyčísleno v [6]. Na druhou stranu však tvorba elektronických dokumentů podle správního řádu přináší povinnost elektronického podepisování. Při malém množství vznikajících elektronických dokumentů lze toto zajistit ve správním řádu uzákoněnou konstrukcí, využívající úřední osoby zodpovědné za vyhotovení elektronické podoby dokumentu, která může být různá od oprávněné úřední osoby, jež vyhotovuje a podepisuje dokument v listinné podobě. Bude-li větší množství elektronických dokumentů vznikat, bude třeba, aby bylo více úředníků vybaveno kvalifikovaným certifikátem vydaným akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, což s sebou přináší nárůst nákladů na jejich pořízení a následnou správu a tím snížení úspor plynoucích z faktu, že dokumenty není třeba tisknout.

Problematika ceny odesílaných dokumentů byla již také diskutována v úvodu tohoto článku a závisí na tom, zda bude schválena novela zákona č. 300/2008 Sb. s textem: „Náklady spojené s provozováním informačního systému datových schránek hradí stát z prostředků státního rozpočtu vyčleněných podle návrhu ministerstva pro stanovený účel v kapitole všeobecná pokladní správa“ [3], nebo nikoliv. Dle současného stavu, kdy je stanovena pro orgány veřejné moci cena za jedno vypravení, je výsledek (úspora nákladů/nárůst nákladů) po zavedení komunikace prostřednictvím IS DS závislý na struktuře využívaných typů komunikace a služeb České pošty. Těmto rozborům se detailně věnují články [8] a [9].

Náklady na archivaci elektronických dokumentů

Náklady na elektronickou archivaci dokumentů lze nyní jen velmi těžko konkrétně vyčíslit. Budou záviset jednak na podobě partnerských smluv o využívání služeb technologických center vznikajících na obcích s rozšířenou působností a na krajích, a jednak na konkrétní podobě legislativy týkající se Národního digitálního archivu, která pravděpodobně blíže specifikuje požadavky na předarchivní péči elektronických dokumentů – viz též novela zákona o archivnictví a spisové službě [3].

Shrnutí

Zavedení komunikace prostřednictvím datových schránek je pro organizace spojeno s náklady různého typu. Úřady územních samosprávných celků mohou na úhradu většiny vstupních nákladů (nákladů na připojení k IS DS) využít dotace čerpané z prostředků strukturálních fondů Evropské Unie. V rámci výzvy vypsané MV ČR je použit dosud neobvyklý model, kdy jedinými možnými příjemci dotace v rámci obcí mohou být obce s rozšířenou působností. Obce I. a II. typu mohou tedy žádat pouze prostřednictvím obcí s rozšířenou působností (ORP). Aby nedocházelo k zneužívání postavení ORP a vzniku neopodstatněných hierarchických vztahů mezi obcemi je výzvou vytvářeno určité konkurenční prostředí, v němž kterákoliv obec I. a II. typu si může vybrat, prostřednictvím jaké ORP v rámci kraje se do projektu zapojí. V každém případě je však vždy nejlepší, pokud vzniknou dohody v rámci jednotlivých spádových oblastí ORP, protože vzájemná blízkost a znalost konkrétních místních podmínek je vždy v oblasti veřejné správy výhodou.

Literatura

  1. R. Provazníková: Financování měst, obcí a regionů – teorie a praxe, Grada Publishing, Praha 2007
  2. J. Malíková: Revoluce v komunikaci, datové schránky jsou od 1. 7. 2009 realitou.
  3. Vládní návrh zákona: Novela zákona o archivnictví a spisové službě. Sněmovní tisk č. 704.
  4. Výzva k předkládání individuálních projektů v rámci Integrovaného operačního programu na Technologická centra a elektronické spisové služby v území.
  5. Důvodová zpráva k vládnímu návrhu zákona o elektronických úkonech.
  6. T. Lechner: Ekonomika elektronické podatelny. Sborník konference ISSS 2007, Hradec Králové, Triada.
  7. T. Lechner: Srovnání elektronické podatelny a datové schránky. Sborník konference ISSS 2009, Hradec Králové, Triada.
  8. T. Lechner: Rozbor komunikace městských a obecních úřadů. Obec a finance č. 5/2008.
  9. T. Lechner: Náklady na komunikaci obcí s pověřeným obecním úřadem. Obec a finance č. 1/2009.

Mgr. Tomáš Lechner, VŠE Praha, Národohospodářská fakulta, Katedra práva

TOPlist
TOPlist